Bestuursmemorandum

Figuur 1 Organigram van de onderneming en werknemers

4.1. Organigram en beheersstructuur

De onderneming heeft gekozen voor een tweekoppige organisatie van haar bestuursorganen door de oprichting van een raad van bestuur en een uitvoerend comité:

Raad van Bestuur
De Raad van Bestuur bepaalt de strategie en het algemeen beleid van de vennootschap. Hij oefent toezicht uit op de Raad van Bestuur en beslist over het bestuur van de onderneming. Zij behandelt ook alle aangelegenheden die onder haar juridische bevoegdheid vallen.

Directiecomité
De Directie is verantwoordelijk voor het operationele beheer van de onderneming binnen de grenzen van de strategie en het algemene beleid, en het door de Raad van Bestuur goedgekeurde risicobeleid. De Figuur 1 illustreert schematisch de organisatiestructuur van de onderneming, zoals gepland bij het verkrijgen van de SGPCI-licentie.

4.2. Raad van Bestuur

Rol

De raad van bestuur is een collegiaal orgaan dat de essentiële assen van de strategie van de onderneming vaststelt en erop toeziet dat zij voortdurend waarde creëert en de waarden die zij zichzelf toekent, in het bijzonder met betrekking tot haar integriteit, in acht neemt. De raad van bestuur beslist over het algemene beleid van de onderneming en ziet actief toe op de kwaliteit van het huidige management en de naleving van de aangenomen strategie, met het oog op de waardestijging van de onderneming op lange termijn.

De Raad van Bestuur biedt het leidende kader voor de onderneming en zorgt ervoor dat de risico's naar behoren worden beoordeeld en beheerd door middel van regelmatige en strenge controles.

In het bijzonder zal de Raad van bewind :

1. Beslissen over de strategische oriëntaties van de vennootschap op voorstel van het Directiecomité en, indien nodig, op eigen initiatief.

2. Definieer de doelstellingen en waarden van de onderneming.

3. Goedkeuren en regelmatig evalueren van de algemene beleids- en strategierichtsnoeren van de instelling.

4. Evalueren en goedkeuren van de jaarlijkse begroting die door het Directiecomité is opgesteld.

5. Evalueren van en besluiten nemen over het belonings- en voordelenbeleid.

De raad van bestuur controleert de activiteiten van de vennootschap en meer in het bijzonder het optreden en de prestaties van het directiecomité. De raad van bestuur:

1. Toezicht houden op, adviseren en evalueren van het beheerscomité.

2. Toezicht houden op de uitvoering van de strategie van de onderneming.

3. Toezicht op de jaarlijkse begroting door het beheerscomité.

4. Controle en goedkeuring van de gecontroleerde financiële staten.

5. op de hoogte zijn van de belangrijke bevindingen van de onafhankelijke controlefuncties (compliance officer, risicobeheer, interne audit) Voorts ziet zij erop toe dat het beheerscomité passende maatregelen neemt om eventuele tekortkomingen te verhelpen.

De raad van bestuur bepaalt de samenstelling en de werking van de sociale organen van de vennootschap. In dit verband moet de raad van bestuur :

1. Vaststellen van het passende profiel van de raad van bestuur en directeuren.

2. Het benoemen van de voorzitter van de Raad uit zijn midden.

3. Het doen van aanbevelingen aan de Algemene Vergadering van Aandeelhouders over de optimale omvang en samenstelling van de Raad van Bestuur en het selecteren en aan de Algemene Vergadering voordragen van kandidaten voor lidmaatschap van de Raad van Bestuur.

4. Voorlopige vervanging van een vacant bestuursmandaat in overeenstemming met de statuten.

5. Voorstellen formuleren voor wijzigingen in het beloningsbeleid.

6. Evalueer de eigen effectiviteit bij het vervullen van de eigen rol en verantwoordelijkheden.

7. Het benoemen van de leden van het Directiecomité uit zijn midden, evenals de verkiezing van de Voorzitter (d.w.z. CEO).

8. Aanwijzen van de personen die verantwoordelijk zijn voor de onafhankelijke controlefuncties (Compliance Officer, Risicobeheer, Interne audit).

Tenslotte behandelt de Raad van Bestuur alle aangelegenheden die onder zijn wettelijke bevoegdheid vallen.

Samenstelling

De Raad van Bestuur is een collegiaal orgaan. De Raad van Bestuur is verantwoording verschuldigd aan de Algemene Vergadering, die de bestuurders benoemt en ontslaat.

De Raad van Bestuur bestaat uit uitvoerende bestuurders (leden van de Raad van Bestuur) en niet-uitvoerende bestuurders. Niet-uitvoerende bestuurders zijn bestuurders die geen lid zijn van het uitvoerend comité, geen uitvoerende verantwoordelijkheden hebben binnen de onderneming, en niet belast zijn met enige operationele lijn van de onderneming.

De samenstelling van de Raad van Bestuur wordt bepaald op basis van de volgende regels:

1. De samenstelling van de raad moet hem in staat stellen doeltreffend en efficiënt te functioneren;

2. De samenstelling van de raad moet gebaseerd zijn op een verscheidenheid aan ervaring en vaardigheden;

3. De Raad telt een gelijk aantal uitvoerende en niet-uitvoerende bestuurders;

4. De niet-uitvoerende bestuurders beschikken over een hoog niveau van ervaring en bekwaamheid in financiële, technologische of commerciële aangelegenheden.

De Algemene Vergadering benoemt de bestuurders op voorstel van de Raad van Bestuur en beslist over het aantal bestuurders.

De duur van het mandaat van de bestuurders bedraagt 3 jaar.

De samenstelling van de Raad van Bestuur weerspiegelt de aanwezigheid van de referentieaandeelhouders in het kapitaal van de vennootschap, en wordt in evenwicht gehouden door de toevoeging van één of meer onafhankelijke bestuurders, in de hierboven vermelde verhoudingen.

Bij de samenstelling en tijdens de uitoefening van zijn mandaat gaat de Voorzitter van de Raad van Bestuur na of de regels inzake onverenigbaarheid (wettelijke onverenigbaarheden, voldoende beschikbaarheid, voorkoming van belangenconflicten, machtiging) van de mandaten van elke bestuurder zijn nageleefd. Deze regels en procedures zijn vervat in de integriteits- en gedragscode.

Elke niet-oprichtende aandeelhouder of groep van niet-oprichtende aandeelhouders die meer dan 5% van de aandelen van de vennootschap bezit, heeft het recht om een waarnemend lid van de Raad van Bestuur aan te wijzen. Een waarnemend lid van de Raad van bewind heeft het recht de vergaderingen van de Raad van bewind bij te wonen, alle voorbereidende documenten of documenten die het resultaat zijn van dergelijke vergaderingen te ontvangen en zijn mening te geven. Een waarnemend lid van de raad van bestuur wordt niet meegeteld bij het bepalen van het aanwezigheidsquorum en heeft geen stemrecht. De raad van bestuur kan ook een lid in de raad van bestuur benoemen. waarnemer.

Voorzitterschap

De raad van bestuur kiest uit zijn niet-uitvoerende leden een voorzitter en een vice-voorzitter. Een waarnemend lid kan niet de voorzitter of de vice-voorzitter zijn. De rol van de voorzitter van de raad De rol van de Raad van Bestuur bestaat erin te zorgen voor de effectieve en efficiënte werking van de Raad van Bestuur in overeenstemming met dit Governance Memorandum. Hij/zij is verantwoordelijk voor de ontwikkeling en instandhouding van een klimaat van vertrouwen in de Raad, en draagt bij tot een open dialoog en verantwoorde besluitvorming. Hij/zij onderhoudt een regelmatige dialoog met de voorzitter van de raad van bestuur. Hij zorgt voor een doeltreffende communicatie met de aandeelhouders. Hij zit de Algemene Vergadering voor. In overleg met de CEO vertegenwoordigt hij de onderneming en behartigt hij haar belangen in publieke en private kringen.

De vice-voorzitter van de Raad van Bestuur vervangt de voorzitter van de Raad van Bestuur bij diens afwezigheid of wanneer deze een belangenconflict heeft. In dat geval neemt de vice-voorzitter van de Raad tijdelijk de bovengenoemde taken waar.

Operatie

De Raad vergadert ten minste 8 keer per jaar, en/of telkens wanneer een lid van de Raad het nodig acht. Vergaderingen van de Raad van Bestuur kunnen worden gehouden met elk beschikbaar communicatiemiddel (zoals video, telefoon of een middel waarbij gebruik wordt gemaakt van het internet), waarbij ervoor gezorgd moet worden dat de veiligheid en de vertrouwelijkheid gewaarborgd zijn. Een bestuurder die een vergadering niet kan bijwonen, kan zich laten vertegenwoordigen door een andere bestuurder. De gewone elektronische handtekening wordt gebruikt voor de ondertekening van notulen, resoluties en andere besluiten of documenten van de Raad van bewind.

Een week vóór de vergadering zendt de voorzitter van de raad aan alle leden de agendapunten toe, samen met alle relevante documenten voor de verschillende agendapunten. Ten minste eenmaal per jaar dienen de volgende punten op de agenda van een vergadering van de raad te staan

1. Evaluatie van het risicobeheer, met inbegrip van het AML-risico ;

2. Toetsing van de toereikendheid van de organisatie van de interne controle ;

3. Beoordeling van klachten van klanten ;

4. Evaluatieverslag van de interne controle van de FSMA ;

5. Prudentieel verslag over de balans van de onderneming.

De Raad van Bestuur onderzoekt met name de resultaten en de financiële staten van de onderneming aan het einde van elk kwartaal.

De Raad van Bestuur kan slechts rechtsgeldig beraadslagen en besluiten indien :

1. De meerderheid van de leden is aanwezig of vertegenwoordigd;

2. De meerderheid van de niet-uitvoerende bestuurders is aanwezig of vertegenwoordigd.

Indien deze quorums niet worden bereikt, wordt een nieuwe vergadering bijeengeroepen. Een waarnemend lid van de Raad van bewind wordt niet meegerekend in de aanwezigheidsquorums.

Bij de aanneming van oplossingen streeft de Raad van Bewind bij voorrang naar consensus. Wanneer geen consensus kan worden bereikt, worden de besluiten van de Raad van Bestuur bij meerderheid van stemmen genomen. Een waarnemend lid van de Raad van Bestuur heeft geen stemrecht. Bij staking van stemmen geeft de stem van de voorzitter van de raad de doorslag. De besluiten van de Raad van bewind kunnen ook met eenparigheid van stemmen worden genomen bij schriftelijk akkoord van de bewindvoerders, zonder dat een vergadering moet worden gehouden. In dat geval ondertekenen de bestuurders elk één document of verscheidene exemplaren daarvan en geldt als datum van aanneming van het besluit de datum waarop de laatste handtekening is geplaatst.

De door de Raad van bewind goedgekeurde notulen worden uiterlijk de dag na de vergadering door de aanwezige bewindvoerders ondertekend. Een eenvoudige elektronische handtekening is gebruikelijk.

De Raad van bewind ziet erop toe dat belangenconflicten worden vermeden. In geval van een belangenconflict past de Raad van Bestuur de procedures toe waarin de statuten voorzien of, bij ontstentenis daarvan, de wet.

De niet-uitvoerende bestuurders komen ten minste eenmaal per jaar bijeen in afwezigheid van de uitvoerende bestuurders.

Toezegging

De bestuurders verbinden zich ertoe regelmatig de Raad van Bestuur bij te wonen. Zij zetten zich actief in voor de uitoefening van hun taak als bestuurder en vormen hun eigen onafhankelijke mening en oordeel. Zij geven redelijk wat tijd en energie om de informatie te bestuderen die nodig is om inzicht te krijgen in de kritieke vraagstukken waarmee de onderneming wordt geconfronteerd. Bij het nemen van een beslissing laten zij het belang van de onderneming prevaleren boven hun persoonlijke belangen en die van de aandeelhouders.

Bezoldiging

Bestuursfuncties zijn bezoldigd, tenzij de betrokkene ook lid is van het Directiecomité, in welk geval hij reeds bezoldigd is voor zijn activiteiten als bestuurder. De mandaten van de waarnemende leden van de Raad van Bestuur worden niet bezoldigd.

Het bedrag van de bezoldiging van de bestuurders wordt door de Raad van Bestuur op collegiale wijze vastgesteld in een verhouding die de financiële gezondheid van de vennootschap niet in gevaar brengt.

4.3. Directiecomité

Rol

De rol van het beheerscomité is :

1. Zorgen voor en organiseren van de leiding en de dagelijkse werking van de activiteiten van de onderneming;

2. Alle handelingen stellen die nodig of nuttig zijn voor de verwezenlijking van het doel van de vennootschap, met uitzondering van die welke voorbehouden zijn aan de Raad van Bestuur of aan de Algemene Vergadering;

3. De door de Raad van Bestuur goedgekeurde strategie uitvoeren en aan de Raad verslag uitbrengen over de uitvoering van de verschillende beleidslijnen;

4. Organiseren en beheren van ondersteunende functies (bv. personeelszaken, juridische zaken, belastingzaken, interne en externe communicatie, IT);

5. Zorgen voor het commercieel, operationeel en technisch beheer van de onderneming;

6. Het uitbrengen van verslag aan de Raad van Bestuur over de financiële toestand van de vennootschap en over alle aspecten die nodig zijn voor de uitvoering van deze taken;

7. Zorgen voor de organisatie, de oriëntatie en de evaluatie van de interne controlemechanismen en -procedures, onverminderd de controle die door de Raad van Bestuur wordt uitgeoefend;

8. Onderzoek naar en formulering van ontwerp-strategieën en -beleidslijnen die aan de Raad kunnen worden voorgelegd.

De raad van bestuur brengt aan de raad van bestuur verslag uit over de uitoefening van zijn verantwoordelijkheden. Het kan op kosten van de vennootschap het advies inwinnen van externe adviseurs voor de uitvoering van de taken die onder zijn bevoegdheid vallen.

Het optreden van het directiecomité wordt gekenmerkt door efficiëntie en is vrij van formalisme en procedurele verplichtingen.

Samenstelling

Alle leden van het Directiecomité zijn uitvoerende bestuurders in de Raad van Bestuur.

De leden van de Raad van Bestuur worden benoemd door de Raad van Bestuur, op voorstel van de Voorzitter van de Raad van Bestuur. Zij moeten beschikken over financiële deskundigheid, professionele integriteit, leidinggevende en leidinggevende vaardigheden. De samenstelling van het directiecomité moet een verscheidenheid aan vaardigheden en ervaring weerspiegelen.

De ambtstermijn van de leden van het Directiecomité bedraagt 3 jaar. Het mandaat is hernieuwbaar.

Bij de samenstelling en tijdens de uitoefening van zijn mandaat gaat de Voorzitter van de Raad van Bestuur na of de regels inzake onverenigbaarheid (wettelijke onverenigbaarheden, voldoende beschikbaarheid, voorkoming van belangenconflicten, machtiging) van de mandaten van elk van zijn leden worden nageleefd. Deze regels en procedures zijn vervat in de integriteits- en gedragscode.

Voorzitterschap

De Raad van Bestuur benoemt de Voorzitter van het Directiecomité onder de uitvoerende bestuurders die lid zijn van het Directiecomité.

De verantwoordelijkheden van de voorzitter van het Directiecomité zijn de volgende

Voorzitterschap van het Directiecomité

Voorzitten, leiden en organiseren van het goede verloop van de vergaderingen van het directiecomité.

Vaststelling van doelstellingen en beoordeling van prestaties

Bepalen van de doelstellingen van het Directiecomité en evaluatie van zijn prestaties in samenwerking met de andere leden van het Directiecomité.

Een bedrijfscultuur bevorderen

De bedrijfscultuur bevorderen door blijk te geven van hoge ethische normen, integriteit en verantwoordelijkheid.

Communiceren van de waarden van de onderneming

De waarden van het bedrijf overbrengen en het gedrag van de werknemers van het bedrijf inspireren.

Begeleiden en ondersteunen van de andere leden van het beheerscomité

De andere leden van het Directiecomité begeleiden, ondersteunen en adviseren bij de uitvoering van hun individuele operationele verantwoordelijkheden.

Woordvoerder zijn

Optreden als de belangrijkste woordvoerder van het bedrijf naar het publiek.

De dialoog met de voorzitter van de raad onderhouden

Op een open en doeltreffende manier een permanente dialoog met de voorzitter van de raad onderhouden.

De dialoog met aandeelhouders onderhouden

Een permanente dialoog met de aandeelhouders onderhouden en ervoor zorgen dat de leden van het Directiecomité inzicht hebben in de problematiek van de aandeelhouders.

Operatie

Het beheerscomité vergadert ten minste eenmaal per week.

Het Directiecomité kan slechts beraadslagen indien de meerderheid van zijn leden aanwezig of vertegenwoordigd is.

Het directiecomité is een collegiaal orgaan en de besluiten worden bij consensus genomen. Alle leden van het Directiecomité delen de verantwoordelijkheid voor deze beslissingen.

Het Directiecomité kan eenieder die geen lid is van het Directiecomité en wiens aanwezigheid het nuttig acht, op zijn vergaderingen uitnodigen.

Betrekkingen met de Raad van Bestuur

Het Directiecomité is verantwoording verschuldigd aan de Raad van Bestuur. Hij streeft naar een regelmatige, open en constructieve dialoog met de Raad van Bestuur.

Bij elke vergadering van de Raad van Bestuur brengt het Directiecomité verslag uit aan de Raad van Bestuur over zijn activiteiten.

Toezegging

De leden van het Directiecomité zetten zich actief in voor hun taken als lid van het Directiecomité en vormen hun eigen onafhankelijke mening en oordeel. Zij geven de energie en de redelijke tijd om de informatie te bestuderen die nodig is om inzicht te krijgen in de kritieke vraagstukken waarmee de onderneming wordt geconfronteerd. Bij het nemen van beslissingen laten zij het belang van de onderneming prevaleren boven hun persoonlijke belangen en die van de aandeelhouders.

Vertegenwoordiging van de vennootschap

De vennootschap wordt in alle akten rechtsgeldig vertegenwoordigd door een lid van de raad van bestuur.

Bezoldiging

De mandaten van de bestuurders zijn bezoldigd. Het bedrag van de bezoldiging van de bestuurders wordt door de Raad van Bestuur op collegiale wijze vastgesteld in een verhouding die de financiële gezondheid van de vennootschap niet in gevaar brengt.

5. Interne controle

Interne controle is het geheel van maatregelen die, onder de verantwoordelijkheid van de Raad van Bestuur, met redelijke zekerheid moeten waarborgen :

1. ordelijk en verstandig zakendoen met welomschreven doelstellingen;

2. Economisch en efficiënt gebruik van de toegewezen middelen;

3. Adequate kennis en beheersing van risico's om het erfgoed te beschermen;

4. Integriteit en betrouwbaarheid van financiële en beheersinformatie ;

5. Naleving van wet- en regelgeving, alsmede van intern beleid en procedures.

5.1. Eerste verdedigingslinie: operationele diensten

De interne controlemaatregelen van de eerste verdedigingslinie hebben betrekking op :

1. Organisatorische maatregelen in de onderneming (omschrijving van functies en verantwoordelijkheden, hiërarchie, enz.)

2. de naleving door de werknemers van het specifieke beleid en de specifieke procedures die op hen van toepassing zijn.

De Raad van Bestuur en het Directiecomité koesteren een positieve houding ten aanzien van interne controle en naleving van de organisatie, het beleid en de procedures van de onderneming.

Het toezicht op de naleving van de organisatie, het beleid en de procedures is toevertrouwd aan het directiecomité. Het Directiecomité moet deze regelmatig evalueren. Het ontvangt een jaarlijks verslag van de Compliance Officer, de Risk Manager en de Interne Audit.

5.2. Tweede verdedigingslinie: naleving en risicobeheer

De tweede verdedigingslinie wordt gekenmerkt door de aanwezigheid van twee functies:

1. Het doel van Compliance is ervoor te zorgen dat de regels in verband met de integriteit van de investeringsactiviteit worden nageleefd. Er is een handvest opgesteld waarin het doel, de doelstellingen, de bevoegdheden, de organisatie en de bevoegdheden van deze functie zijn vastgelegd.

2. Het risicobeheer heeft tot doel de risico's van de onderneming permanent te bewaken, de omvang ervan te meten en praktische maatregelen te nemen om ze zoveel mogelijk te beperken. Er is een handvest opgesteld waarin het doel, de doelstellingen, de bevoegdheden, de organisatie en de bevoegdheden van deze functie zijn vastgelegd

Elk van deze functies staat los van de operationele activiteit waarmee zij verband houdt. Deze functies rapporteren rechtstreeks aan het directiecomité en aan de raad van bestuur.

Op basis van een door elk van de functies opgesteld jaarverslag beoordeelt de Raad van Bewind of zij over voldoende middelen beschikken om naar behoren te functioneren ten aanzien van de hun toegewezen doelstellingen.

Naleving

Compliance is een onafhankelijke functie binnen de onderneming die erop gericht is de naleving door de onderneming en al haar werknemers van de wettelijke en/of reglementaire integriteits- en gedragsregels die van toepassing zijn op de onderneming en in het bijzonder op de beleggingsactiviteiten, te evalueren en te verbeteren.

Deze regels zijn zowel afgeleid van de interne gedragsregels en procedures van de onderneming als van de regels die zijn vastgelegd in de wetgeving betreffende het statuut van beleggingsondernemingen en in andere op de sector toepasselijke wettelijke en bestuursrechtelijke bepalingen. Naleving omvat de daadwerkelijke uitvoering van het integriteitsbeleid van de onderneming.

Het nalevingsrisico is het risico dat een instelling en/of haar werknemers het voorwerp kunnen uitmaken van gerechtelijke, administratieve of regelgevende sancties wegens niet-naleving van de wettelijke en reglementaire integriteits- en gedragsregels, wat kan leiden tot reputatieverlies en mogelijk financieel verlies.

De compliancefunctie richt zich op de naleving van regels die verband houden met :

1. de integriteit van de activiteiten van de onderneming; en

2. Beheersing van het nalevingsrisico van de onderneming.

De Compliance Officer coördineert en neemt de nodige initiatieven om ervoor te zorgen dat alle afdelingen de gedragscode op het gebied van de integriteit van de beleggingsactiviteiten daadwerkelijk toepassen.

De raad van bestuur moet regelmatig nagaan of de onderneming over een adequate compliancefunctie beschikt. Daartoe kan zij zich baseren op de verslagen van zowel de interne audit als de compliance officer, die ten minste eenmaal per jaar een uitvoerig verslag aan de raad van bestuur voorlegt.

Het mandaat van de Compliance Officer wordt door de Raad van Bestuur toegekend voor een periode van één jaar, hernieuwbaar. Haar rol, opdracht en prerogatieven zijn uiteengezet in het Compliance Charter.

Risicobeheer

Risicobeheer maakt deel uit van de tweede lijn van interne controle. Het is een onafhankelijke functie die gericht is op de omschrijving, de opsporing en het beheer van risico's in verband met de activiteiten van de onderneming.

De onderneming moet beschikken over een onafhankelijke controlefunctie voor risicobeheer. Deze functie is verantwoordelijk voor de identificatie, analyse, verspreiding en monitoring van alle huidige en toekomstige risico's waarmee de onderneming wordt geconfronteerd.

Het doel van de risicobeheersfunctie is ervoor te zorgen dat alle significante risico's voor de onderneming worden geïdentificeerd, beoordeeld, beheerd, bewaakt en naar behoren gemeld. De functie is verantwoordelijk voor de invoering van een risicobeheersysteem dat de volgende taken heeft

1. De voornaamste risico's in kaart brengen en bepalen of er significante risico's zijn vastgesteld;

2. Bepaal een strategie voor risicobeheer die strookt met de strategie van de onderneming;

3. Evalueren en goedkeuren van beleid en procedures inzake risicobeheer;

4. Ervoor zorgen dat risico's worden aangepakt in overeenstemming met de risicobereidheid van de onderneming;

5. Evalueren van de doeltreffendheid van het beleid en de procedures inzake risicobeheer;

6. Ervoor zorgen dat de onderneming het beleid en de procedures inzake risicobeheer naleeft.

Het mandaat van de risicomanager, d.w.z. de persoon die belast is met de risicobeheerfunctie, wordt door de Raad van Bestuur verleend voor een periode van één jaar, die kan worden verlengd. Zijn rol, opdracht en prerogatieven worden uiteengezet in het Handvest Risicobeheer.

5.3. Derde verdedigingslinie: interne audit

Het doel van de interne auditfunctie is na te gaan of de procedures door het personeel correct worden toegepast en eventuele tekortkomingen op te sporen.

De interne auditfunctie is verantwoordelijk voor :

1. De raad van bestuur van de onderneming een betrouwbare en onafhankelijke beoordeling en zekerheid verschaffen van de risico's en de doeltreffendheid van de interne controleomgeving van de onderneming;

2. De onderneming voorzien van relevante interne controle-expertise om haar risico's te beheren en de kwaliteit van haar processen te verbeteren bij het nastreven van haar huidige en toekomstige strategische doelstellingen;

3. Dit kan worden bereikt door inzicht en geloofwaardigheid, praktische en overtuigende rapportage en interactie met belanghebbenden.

De interne accountantsdienst van de onderneming en haar accountants moeten professioneel, onafhankelijk en objectief zijn en op een positieve, proactieve, bijdragende en adviserende manier samenwerken met de feitelijke leiding.

Het mandaat van het Hoofd van de Interne Audit wordt door de Raad van Bestuur verleend voor een periode van één jaar, die kan worden verlengd. Haar rol, opdracht en prerogatieven zijn uiteengezet in het auditcharter.

5.4. Rapporterende financier

De vennootschap is wettelijk verplicht een jaarrekening op te stellen, waarvan vorm en inhoud bij wet zijn vastgesteld. Deze jaarrekening omvat de balans, de winst- en verliesrekening en de toelichtingen bij de rekeningen en vormt een geheel.

De onderneming staat onder toezicht van de FSMA in het kader van haar prudentieel toezicht op de financiële sector. In dit verband verstrekt de vennootschap periodiek informatie aan de FSMA over haar financiële staten.

De vennootschap voldoet niet aan de wettelijke criteria die gebruik maakt van een externe accountantscontrole en in dit verband van de vrijstelling profiteert. Bij ontstentenis van een externe audit neemt het met het financiële toezicht belaste lid van de raad de verantwoordelijkheden over die gewoonlijk aan de met de wettelijke controle belaste accountant zijn toevertrouwd en is hij verantwoordelijk voor het toezicht op het proces van het opstellen van de financiële informatie en de wettelijke controle van de jaarrekeningen. Hij vertrouwt echter op de deskundigheid van een extern accountants- en fiduciair bedrijf om hem in deze taak bij te staan.

6. Activiteiten, waarden en integriteit

De onderneming biedt haar klanten twee gereglementeerde diensten aan:

1. Portefeuillebeheer; en,

2. Bemiddeling in levensverzekeringen.

De onderneming is ervan overtuigd dat haar succes afhangt van het gedrag van elk van haar medewerkers. Naast de strikte naleving van de wet- en regelgeving hecht de onderneming veel belang aan haar eigen waarden, die haar reputatie, bedrijfscultuur en organisatie vormgeven.

De onderneming is zich bewust van het belang van het bevorderen en waarborgen van haar integriteit in alle segmenten van haar bedrijfsvoering. De aandacht van alle werknemers wordt gevestigd op de naleving van het integriteitsbeleid en de gevolgen daarvan voor de reputatie van de onderneming.

Bovendien moet de onderneming zich deontologisch verantwoord gedragen. Om hun persoonlijke integriteit te respecteren, moeten werknemers dus altijd ethiek en regels in acht nemen.

De kernwaarden en de ethiek van de onderneming vormen een referentiepunt voor gedrag of beslissingen, vooral wanneer er geen specifieke regels of procedures zijn.

Bij de uitoefening van haar activiteiten houden de onderneming en haar werknemers zich aan de kernwaarden die zij heeft vastgelegd in haar integriteits- en gedragscode.

De diensten aan de klanten worden verleend vanuit het hoofdkantoor in België, maar zijn niet beperkt tot Belgische ingezetenen.

7. Evaluatie en bijwerking

De Raad van Bestuur herziet en actualiseert dit governance-memorandum regelmatig. In geval van wijzigingen is het de taak van het Uitvoerend Comité een aangepaste versie voor te stellen aan de Raad van Bestuur, die de nieuwe versie goedkeurt.