Politique et procédures concernant la rémunération

1. Introduction

L’entreprise met en place une structuration de la rémunération de tous ces collaborateurs, y compris dirigeants et responsables de fonction de contrôle, qui vise à prévenir d’éventuels conflits d’intérêts ou la prise de risques inconsidérés. Ce document décrit la politique et les procédures relatives à la rémunération.

2. Politique

Les principes suivants constituent la politique de l’entreprise en matière de rémunération.

1. Cohérente et harmonieuse dans leur ensemble
   L’entreprise possède une grille claire des rémunérations par niveau de compétence et département de l’entreprise. Cette grille est cohérente et harmonieuse dans le sens qu’elle présente une même logique et vise à éviter de trop grandes disparités. 

2. Différenciée en fonction des objectifs
   La rémunération peut être différenciée en fonction des départements. Par exemple, la composante variable de rémunération du département commercial pourrait être plus importe que celle du département informatique. 

3. Alignée aux pratiques de marchés
   L’entreprise a à cœur de fournir une rémunération d’un montant compétitif et suivant une structuration alignée à l’industrie. 

4. Juste et motivante
   La rémunération entre les collaborateurs doit être juste et éviter les écarts trop importants pour des fonctions fournissant une valeur similaire à l’entreprise. La rémunération est un outil important dans la contribution du collaborateur au sein de l’entreprise. 

5. Conditionnelle à une évaluation de performance annuelle
   Le rémunération variable, ainsi que les augmentations éventuelles de rémunération, se décident de façon collégiale à la lumière d’une évaluation formelle et annuelle de la performance du collaborateur. 

6. Composantes multiples
   L’entreprise peut recourir à une multitude de composantes pour constituer le package salarial d’un collaborateur : salaire fixe, bonus variable, employee stock option plan, voiture de société, chèque-repas, assurance-groupe pension et assurance hospitalisation, ordinateur portable, smartphone, etc.   

7. Décourage la prise de risques inconsidérés
   La structure des rémunérations décourage la prise de risque inconsidérée de la part des collaborateurs. Par exemple, aucune rémunération n’est liée à la performance des investissements contenus dans les portefeuilles en gestion. 

8. Prévient les conflits d’intérêts
   La structure des rémunérations doit éviter les conflits d’intérêts. Par exemple, la partie variable d’une rémunération ne peut être liée à la performance commerciale d’un produit par rapport à un autre qui pourrait être plus adapté à la situation d’un client. 

9. Gouvernance des rémunérations
   Le conseil d’administration est responsable de l’élaboration de guidances et de la validation des grilles de rémunération de l’entreprise. Vu sa taille modeste, l’entreprise n’a pas de comité de rémunération à proprement parler. 

3. Procédures

Les procédures suivantes mettent en œuvre la politique de rémunération de l’entreprise.

3.1. Procédures d’évaluations de la performance

L’entreprise met en place un processus d’évaluation de la performance individuelle pour ses collaborateurs. Ce processus est mené de façon annuelle, par le département des ressources humaines.

Pour mener à bien ce processus, un rapport écrit d’évaluation de la performance est rédigé par le responsable direct du collaborateur. Pour les membres du comité de direction, ce rapport est rédigé par le président du conseil d’administration.

Ce rapport sert de base au comité de direction, et au conseil d’administration, pour attribuer des promotions et des augmentations.

Un rapport d’évaluation comporte les éléments suivants :

1. Identification
   Période d’évaluation, nom du collaborateur, titre du collaborateur, niveau de séniorité. 

2. Rôle et Objectifs
   Fonction et rôle du collaborateur sur la période, objectifs du collaborateur sur la période. 

3. Performance finale et trajectoire
   Performance globale attribuée au collaborateur sur la période et trajectoire (montante, constante, descendante) par rapport à la période d’évaluation précédente. La performance peut être : 

   1. Don’t meet expectations : le collaborateur ne rencontre absolument pas les attentes ; 

   2. Meet some expectations : il rencontre certaines attentes ; 

   3. Meet expectations : il rencontre toutes les attentes ; 

   4. Exceed expectations :il rencontre toutes les attentes et plus ; 

   5. Substantially exceeds expectations : il va bien plus loin que toutes les attentes. 

4. Forces et opportunités d’amélioration
   Listes des forces dont le collaborateur a fait preuve, ainsi que ses opportunités d’amélioration pour la prochaine période d’évaluation. 

5. Détails de la performance poste par poste
   L’entreprise évalue la performance d’un collaborateur sur 3 niveaux : 

   1. Valeur ajoutée
      Le rôle de chaque collaborateur est de produire de la valeur pour l’entreprise. Ce poste décrit les objectifs de valeur ajoutée que l’entreprise attend du collaborateur sur la période. 

   2. Client
      Chaque collaborateur a un client, qu’il soit externe ou interne à l’entreprise. Ce poste sert à évaluer la performance du collaborateur envers ce client. 

   3. Equipe
      Le collaborateur évolue au sein d’une équipe dans l’entreprise. Ce poste sert à évaluer la manière dont le collaborateur s’intègre dans son équipe et sa culture. 

3.2. Principes de rémunération des fonctions de contrôles indépendantes

Les fonctions de contrôle (compliance, gestion de risques, audit interne) doivent opérer de façon indépendante. Dans ce but, la structuration de la rémunération occupe un rôle prépondérant.

Les principes suivants sont respectés pour la rémunération de ses fonctions :

1. Majoritairement du fixe, peu de variable
   La rémunération doit être prévisible et connue à l’avance pour prévenir autant que possible tout comportement opportuniste néfaste. Ainsi, la majorité de la rémunération doit être un salaire fixe convenu à l’avance. 

2. Pas liée à la performance financière de l’entreprise
   La partie éventuellement variable de la rémunération ne peut pas dépendre de la performance financière de l’entreprise, mais uniquement de la performance intrinsèque du collaborateur à exécuter sa fonction de contrôle.  

3.3. Modification

Le conseil d’administration se réserve le droit d’apporter des modifications à la présente politique de rémunération et ses procédures, dans les limites des prescrits réglementaires.

3.4. Contrôle du respect des politiques et procédures

Le conseil d’administration est responsable de faire respecter cette politique et de mettre en œuvre ces procédures au sein de l’entreprise.