De onderneming structureert de verloning van al haar werknemers, met inbegrip van de hogere kaderleden en de personen die controle functies uitoefenen, zodanig dat potentiële belangenconflicten of het nemen van buitensporige risico's worden voorkomen. In dit document worden het verloningsbeleid en de verloningsprocedures beschreven.
De volgende beginselen vormen het verloningsbeleid van de vennootschap.
Samenhangend en harmonieus als een geheel
Het bedrijf heeft een duidelijke loonschaal naar vaardigheidsniveau en afdeling. Dit raster is coherent en harmonieus in die zin dat het dezelfde logica vertoont en te grote verschillen tracht te vermijden.
Gedifferentieerd naar gelang van de doelstellingen
De verloning kan worden gedifferentieerd naar gelang van de afdeling. Zo zou de variabele beloningscomponent voor de verkoopafdeling hoger kunnen zijn dan voor de IT-afdeling.
Afgestemd op marktpraktijken
De onderneming streeft ernaar een concurrerend verloningspakket aan te bieden en dit te structureren in overeenstemming met de sector.
Eerlijk en motiverend
De verloning tussen werknemers moet billijk zijn en buitensporige verschillen voor functies die een vergelijkbare waarde voor de onderneming opleveren, moeten worden vermeden. Verloning is een belangrijk instrument voor de bijdrage van de werknemer aan de onderneming.
Afhankelijk van een jaarlijkse prestatiebeoordeling
Over de variabele verloning, alsmede over eventuele verhogingen daarvan, wordt op collegiale basis besloten in het licht van een formele jaarlijkse beoordeling van de prestaties van de werknemer.
Meerdere componenten
De onderneming kan een veelheid van componenten gebruiken om het salarispakket van een werknemer samen te stellen: vast salaris, variabele bonus, aandelenoptieplan voor werknemers Deze omvatten een bedrijfswagen, maaltijdcheques, een pensioen- en hospitalisatieverzekering, een laptop, een smartphone, enz.
Ontmoedigt het nemen van roekeloze risico's
De verloningstructuur ontmoedigt werknemers om onnodige risico's te nemen. Zo is er geen vergoeding gekoppeld aan de prestaties van de beleggingen in de beheerde portefeuilles.
Voorkomt belangenconflicten
De verloningstructuur moet belangenconflicten vermijden. Het variabele deel van een verloningspakket kan bijvoorbeeld niet worden gekoppeld aan de commerciële prestaties van een bepaald product ten opzichte van een ander product dat geschikter zou kunnen zijn voor de situatie van een cliënt.
Verloningsbeleid
De Raad van bestuur is verantwoordelijk voor de ontwikkeling van richtlijnen en de validatie van de verloningsrichtlijnen van de onderneming. Gezien haar geringe omvang beschikt de vennootschap niet over een remuneratiecomité als zodanig.
De volgende procedures geven uitvoering aan het verloningsbeleid van de onderneming.
De onderneming voert een individueel prestatiebeoordelingsproces voor haar werknemers in. Dit proces wordt jaarlijks uitgevoerd door de personeelsdienst.
Voor de uitvoering van dit proces wordt door de direct leidinggevende van de werknemer een schriftelijk prestatiebeoordelingsverslag opgesteld. Voor de leden van de Raad van Bestuur wordt dit verslag geschreven door de Voorzitter van de Raad van Bestuur.
Dit verslag dient als basis voor het directiecomité en de raad van bestuur om promoties en verhogingen toe te kennen.
Een evaluatieverslag bevat de volgende elementen:
Identificatie
Beoordelingsperiode, naam werknemer, titel werknemer, anciënniteitsniveau.
Rol en doelstellingen
Functie en rol van de werknemer tijdens de periode, doelstellingen van de werknemer tijdens de periode.
Eindprestaties en traject
Algemene prestaties die de werknemer over de periode heeft geleverd en traject (stijgend, constant, dalend) ten opzichte van de vorige beoordelingsperiode. Prestaties kunnen zijn :
Voldoet niet aan de verwachtingen: de werknemer in het geheel niet aan de verwachtingen voldoet;
Voldoet aan enkele verwachtingen: het voldoet aan bepaalde verwachtingen;
Voldoet aan de verwachtingen: het voldoet aan alle verwachtingen;
De verwachtingen overtreffen: het voldoet aan alle verwachtingen en meer;
Overtreft de verwachtingen aanzienlijk : gaat het ver boven alle verwachtingen.
Sterke punten en mogelijkheden voor verbetering
Geeft een opsomming van de sterke punten die de werknemer heeft laten zien, en van de mogelijkheden voor verbetering voor de volgende evaluatieperiode.
Nadere gegevens over de prestaties, per onderdeel
Het bedrijf evalueert de prestaties van een werknemer op 3 niveaus:
Toegevoegde waarde
De rol van elke werknemer is waarde te produceren voor het bedrijf. Deze functie beschrijft de doelstellingen met toegevoegde waarde die het bedrijf verwacht dat de werknemer gedurende de periode zal bereiken.
Klant
Elke werknemer heeft een klant, of die nu extern of intern is. Deze functie wordt gebruikt om de prestaties van de werknemer ten aanzien van deze klant te evalueren.
Team
De werknemer werkt in een team binnen het bedrijf. Deze functie wordt gebruikt om te beoordelen hoe de werknemer in het team en de teamcultuur past.
De controlefuncties (compliance, risicobeheer, interne audit) moeten onafhankelijk opereren. Daartoe speelt de structurering van de beloning een belangrijke rol.
Voor de verloning van zijn functies worden de volgende beginselen in acht genomen:
Meestal vast, weinig variabel
De verloning moet voorspelbaar en van tevoren bekend zijn om schadelijk opportunistisch gedrag zoveel mogelijk te voorkomen. Het grootste deel van de verloning moet dus een vooraf overeengekomen vast salaris zijn.
Niet gekoppeld aan de financiële prestaties van de onderneming
Het variabele deel van de verloning mag niet afhangen van de financiële prestaties van de onderneming, maar alleen van de intrinsieke prestaties van de werknemer bij het uitoefenen van de controlefunctie.
De Raad van Bestuur behoudt zich het recht voor om, binnen de grenzen van de wettelijke voorschriften, wijzigingen aan te brengen in dit verloningsbeleid en de bijbehorende procedures.
De Raad van Bestuur is verantwoordelijk voor de handhaving van dit beleid en de toepassing van deze procedures binnen de onderneming.