L’entreprise est convaincue que sa réussite dépend du comportement de chacun de ses collaborateurs. Au-delà du respect rigoureux des lois et réglementations, l’entreprise s’engage au respect de valeurs qui lui sont propres et qui façonnent sa réputation, sa culture et son organisation.
L’entreprise est consciente de l’importance de favoriser et de garantir son intégrité dans tous les segments de son activité. L’attention de tous les collaborateurs est attirée sur le respect du code d’intégrité et de conduite et son impact sur la réputation de l’entreprise.
Les règles de conduite sont des règles opérationnelles que tous les collaborateurs de l’entreprise doivent partager et appliquer. Le respect de ces règles est essentiel pour que l’entreprise soit en conformité avec ses valeurs et normes éthiques.
En outre, l’entreprise doit adopter un comportement déontologiquement responsable (par exemple en respectant les codes de conduite tiers comme le code de conduite Febelfin). Ainsi pour respecter leur intégrité personnelle, les collaborateurs doivent respecter en permanence la déontologie et les règles.
Les valeurs fondamentales de l’entreprise, le code de conduite et la déontologie sont un point de repère pour le comportement à adopter ou les décisions à prendre, notamment quand il n’existe pas de règle ou de procédure spécifique. Pour les situations spécifiques, elles sont transposées dans un cadre politique et procédural spécifique à l’entreprise et à aux thématiques en question (ex. : politique relative aux conflits d’intérêts, politique relative aux transactions personnelles, politique concernant les plaintes des clients de détail, etc.)
La code d’intégrité et de conduite de l’entreprise constitue la base officielle de la politique menée par l’entreprise dans la fourniture de ses services. Elle sert de fil conducteur aux actions et décisions de l’entreprise.
L’intégrité implique la fidélité aux normes généralement admises dans le secteur financier, c’est-à-dire la déontologie, mais aussi aux valeurs propres de l’entreprise. D’une part, le respect des règles déontologiques est une condition essentielle pour opérer dans le secteur financier. D’autre part, les valeurs fondamentales de l’entreprise garantissent qu’elle demeure une entreprise unique.
En conséquence, les règles déontologiques et les valeurs de l’entreprise doivent être ancrées dans le comportement de l’ensemble de ses collaborateurs.
Les valeurs de l’entreprise sont contraignantes à tous les niveaux et quelle que soit la nature des fonctions exercées.
Le code de conduite expose clairement ce que l’entreprise attend de chacun. Chaque fonction est en charge de déployer le code de conduite en l’adaptant à ses activités spécifiques.
Les dirigeants et les collaborateurs assument une responsabilité essentielle dans la mise en pratique des valeurs de l’entreprise et des règles de conduite. Les dirigeants exercent non seulement une fonction d’exemple, mais encouragent aussi activement leurs collaborateurs en créant un climat dans lequel les valeurs fondamentales et la déontologie occupent une place centrale.
Le code d’intégrité et de conduite s’applique à tous les dirigeants et à tous les collaborateurs (employés ou indépendants) de l’entreprise, aux administrateurs, aux actionnaires de l’entreprise détenant une participation qualifiée aux fournisseurs ou aux consultants auxquels certaines activités ou missions seraient sous-traitées.
Les valeurs fondamentales de l’entreprise sont la base d’un comportement intègre. Ces valeurs guident le comportement des dirigeants et des collaborateurs et servent de point de repère pour évaluer les décisions sur le plan opérationnel, tactique et stratégique. Elles sont une référence pour mesurer les actions de chacun. Les valeurs concrétisent ce que le client peut attendre des collaborateurs de l’entreprise et ce que chaque collaborateur peut attendre des autres.
Les valeurs fondamentales de l’entreprise sont :
Honneur
Les collaborateurs se comportent de manière respectueuse, avec honneur, respect, honnêteté, loyauté, empathie et humilité.
Dévouement
Chaque client est traité comme le client le plus important. Chaque client est en droit d’obtenir un excellent service. L’entreprise agit envers ses clients en veillant à ce que ses actions constituent toujours une plus-value pour ses clients.
Excellence
"Rien de médiocre ne pourra nous satisfaire” (Saint-Ignace). Les collaborateurs cherchent toujours à atteindre le plus haut degré de qualité dans leur travail. Cette excellence découle de la passion des collaborateurs et de leur fierté d’appartenir à l’entreprise.
Simplicité
“Complexity is a silent killer of growth” (Jimmy Allen). Les collaborateurs ne compliquent pas les choses et évitent les formalités superflues et mettent au point des solutions simples. Ils mettent l’accent sur l’aspect essentiel des choses et ne se perdent pas dans les détails de peu d’importance. Ils communiquent dans un langage clair en l’adaptant à leur public cible.
Innovation
“Qui n’avance pas recule”. Les collaborateurs font preuve d’un esprit critique et saisisse chaque opportunité pour optimiser les performances, les opérations, les services au et l’expérience du client, pour les simplifier et pour les clarifier.
La règles de conduite de l’entreprise comprennent les normes généralement admises dans le secteur des services d’investissement et des assurances, auxquelles l’entreprise doit se conformer. L’intégrité de l’entreprise et de ses collaborateurs sont inextricablement liées.
L’entreprise soutient les initiatives émanant d’organisations du secteur financier qui promeuvent les bonnes pratiques visant à renforcer l’intégrité et la confiance qui y est liée.
L’entreprise considère les intérêts de ses clients et les siens comme un tout. L’entreprise veille à ce que l’intérêt du client occupe une place centrale dans le développement et l’offre de produits ainsi que dans la publicité pour ses produits et services.
Chaque collaborateur cherche à comprendre les besoins, les attentes et les intérêts des clients afin de leur fournir, avec clarté, les produits et services adaptés à sa situation.
Le traitement équitable des clients doit être garanti. Chaque client est considéré comme le client le plus important. L’excellente en tant que plus haut degré de qualité guide le travail de chaque collaborateur.
La protection des intérêts des clients est un engagement qui implique de :
Connaître et respecter les lois et réglementations applicables ;
Proposer des services et produites servant les intérêts des clients ;
S'assurer que les clients peuvent comprendre les produits ;
Appliquer des tarifs justes et transparents ;
Ne jamais agir pour le compte d’un client sans avoir obtenu son autorisation.
L’entreprise s’engage à fournir régulièrement une information claire, précise et complète aux clients, ainsi qu’à entretenir avec eux un dialogue régulier.
L’entreprise met tout en œuvre pour préserver la confidentialité des clients. Cela implique pour les collaborateurs de :
Traiter toute relation client comme strictement confidentielle ;
Ne partager les données des clients au sein de l’entreprise qu’avec les collaborateurs qui ont réellement besoin d’y avoir accès pour servir au mieux les intérêts des clients ;
Ne collecter que les données nécessaires pour remplir un objectif professionnel spécifique ;
Respecter strictement le système de protection des informations de l’entreprise.
Toutes les communications commerciales adressées aux clients sur les produits et services doivent être transparentes et claires. L'entreprise tâche de répondre le plus rapidement et le mieux possible aux questions des clients.
L’entreprise traite équitablement les réclamations des clients. Elle rectifie les choses le plus rapidement possible si des erreurs sont identifiées.
S’il n’est pas possible d’éviter les conflits d’intérêts, c’est toujours l’intérêt du client qui prime. Dans la sphère professionnelle, l’intérêt de l’entreprise doit primer sur l’intérêt personnel d’un collaborateur ou sur celui d’un tiers. Cet intérêt personnel peut inclure l’intérêt d’un actionnaire, d’un administrateur ou d’un collaborateur.
Afin d’éviter les conflits d’intérêts, l’entreprise applique une politique stricte en matière de cadeaux financiers ou non financiers de la part des clients et fournisseurs.
Chaque collaborateur soutient l’entreprise dans sa lutte contre la criminalité économique, notamment la fraude, le blanchiment d’argent et le financement du terrorisme, la corruption et le trafic d’influence.
Chaque collaborateur est en permanence vigilant et contribue à la lutte contre la criminalité économique.
Chaque collaborateur s’assure que les procédures et les contrôles d’identification du client et de ses caractéristiques (KYC : Know Your Customer) soient bien appliquées.
L’entreprise s’engage à respecter les sanctions et les embargos. L’entreprise met le maximum en œuvre pour connaître les embargos et les sanctions économiques applicables.
L’organisation IT se tient au courant de l’évolution des risques, elle est chargée de sensibiliser, d’informer et former les collaborateurs ainsi que de maintenir les différents plans
L’entreprise et ses collaborateurs ne se livrent jamais à aucune forme de corruption ou de subornation.
Les données à caractère personnel sont toujours traitées conformément aux attentes du client
L’entreprise ne met jamais en place de constructions, de mécanismes ou tout autre type de services qui organisent la fraude fiscale.
Si une fraude fiscale est suspectée ou constatée, l’entreprise s’abstiendra et, le cas échéant, en informera les autorités compétentes dans le cadre de la lutte contre le blanchiment de capitaux et le financement du terrorisme.
Dans le contexte de la lutte mondiale contre la fraude fiscale et les mécanismes de transparence, elle veille à ce que les autorités compétentes reçoivent les rapports nécessaires. Elle n’a recours à aucun artifice pouvant nuire à cette transparence fiscale.
L’entreprise n’autorisera aucun abus de marché par l’utilisation abusive d’informations privilégiées ou la manipulation du marché.
L’entreprise respecte toutes les règles contre les abus de marché, et notamment les règles relatives aux délits d’initié et aux manipulations ce marché.
L’entreprise agit promptement et loyalement à l’égard des marchés et des contreparties professionnelles. Elle suit les directives des marchés pour l’exécution des ordres.
L’entreprise ne propage pas des informations erronées ou biaisées.
L’entreprise n’agit jamais en ayant l’intention de faire évoluer un prix sur le marché à un niveau qui ne reflète pas l’offre et la demande du marché. Elle ne participe jamais à des opérations dont l’objectif est d’altérer fictivement la valeur de marché des actifs ou des passifs afin de générer des revenus ou des profits, ou d’éviter des pertes. De manière générale, l’entreprise ne nuit jamais au bon fonctionnement des marchés par un quelconque comportement. Elle négocie toujours de bonne foi et cherche à maintenir la stabilité, la liquidité et la transparence sur les marchés.
Si un abus de marché est suspecté ou constaté, l’entreprise en informe les autorités compétentes.
En collaboration avec les autres institutions financières, l’entreprise met tout en œuvre pour éviter que le système financier ne soit utilisé à mauvais escient à des fins de blanchiment de capitaux ou de financement du terrorisme. C’est la raison pour laquelle elle connaît toujours tous ses clients afin d’évaluer le risque de la relation avec eux et analyse chaque transaction atypique.
L’entreprise ne met jamais en place de constructions, mécanismes ou tout autre type de services qui organisent le blanchiment de capitaux ou le financement du terrorisme ou dont on savait ou on aurait dû savoir qu’ils contribuent à l’organiser.
Si un acte de blanchiment de capitaux ou de financement du terrorisme est suspecté ou constaté, l’entreprise en informera les autorités compétentes dans le cadre de la lutte contre le blanchiment de capitaux et le financement du terrorisme.
L’entreprise applique les mesures restrictives locales et internationales en vigueur (sanctions et embargos) aux services qu’elle propose à ses clients ainsi que dans ses relations avec les autres parties.
L’entreprise s’abstient de tout acte de discrimination directe ou indirecte. L’entreprise veut que chacun se sente libre d’être lui-même. Chacun a dès lors droit à avoir ses propres convictions, mais celles-ci ne peuvent pas aller à l’encontre d’une attitude professionnelle.
Les collaborateurs de l’entreprise appliquent toujours le cadre interne et respectent les règles juridiques. Ils les appliquent dans leurs propres activités ainsi que dans des situations ou décisions individuelles.
S'ils estiment qu’il peut y avoir un conflit entre le cadre interne et les règles juridiques, ils appliquent toujours la règle la plus élevée. Les règles juridiques priment sur le cadre interne et les normes du code d’intégrité et de conduite priment sur le reste du cadre interne. En cas de doute ou d’impasse, les collaborateurs s’adressent à leur supérieur ou à un collaborateur de la fonction de compliance.
Les collaborateurs n’effectuent pas d’opération sur des titres de marché ou de transaction financière pour leur compte personnel sur la base d’informations confidentielles obtenues dans l’exercice de ses activités professionnelles. Les collaborateurs ne divulguent pas d’informations confidentielles à des membres de sa famille ou à des proches. Les collaborateurs respectent les politiques et procédures concernant les opérations et transactions pour son compte personnel.
Chaque collaborateur respecte ses engagements pris dans ses relations avec des partenaires ou des fournisseurs, fait preuve d’équité à leur égard et opère ses choix selon des critères objectifs.
Tout acte de corruption est prohibé. Tout collaborateur soumis à des prestations ou sollicitations de la part de tiers en informe sa hiérarchie.
Les cadeaux offerts à nos clients ou à leurs représentants doivent rester limités. Il en est de même à l'égard des personnes ayant autorité publique, qualité de fonctionnaire ou assimilé.
Chaque collaborateur veille à la préservation des actifs tangibles et intangibles, financiers ou matériels, de l’entreprise et les utilise de manière raisonnable. Nul ne fait un usage abusif des biens ou services mis à sa disposition.
Chacun cherche à utiliser les ressources de manière économe et prend en compte la dimension environnementale de ses décisions.
Chaque collaborateur se comporte de manière rigoureuse et responsable avec les autres collaborateurs. Cela implique de :
Connaître les politiques et procédures et autres instructions données par la direction effective en relation avec les activités professionnelles et les respecter strictement ;
Respecter les règles sur le secret professionnel ;
Traiter ses collègues avec respect en toutes circonstances ;
Travailler de manière à mettre ses collègues dans les meilleures dispositions ;
S’assurer que les relations entre collègues sont toujours professionnelles ;
Écouter et prendre en considération l’avis et les contributions des autres collaborateurs même s'ils ont des opinions divergentes.
L’entreprise rejette toute forme de discrimination.
L’entreprise s’engage à offrir un environnement de travail dans lequel tous les collaborateurs sont traités avec respect et dignité.
Les collaborateurs de l’entreprise sont tenus de :
Promouvoir un traitement équitable des candidats lors du processus de recrutement, systématiquement fonder leur jugement sur des compétences évaluées de manière objective, garantir l’égalité des chances et définit les conditions de rémunération de manière juste et équitable ;
Rejeter toute forme de discrimination, d’intimidation ou de harcèlement à l’égard d’autres collaborateurs, de clients ou de toute personne entretenant une relation avec l’entreprise, qui serait fondée sur des critères d’appartenance raciale, de couleur de peau, de convictions, de religion, de nationalité, d’origine ethnique, d’âge, de sexe, d’orientation sexuelle, d’état civil, de handicap ou d’opinion politique ;
Ne pas se livrer au harcèlement sexuel ou se conduire d’une manière pouvant être considérée de la sorte.
L’entreprise assure la sûreté et la sécurité du lieu de travail dans le cadre des activités quotidiennes. Elle cherche à améliorer les conditions de travail de chacune de ses équipes.
L'entreprise signale toute activité pouvant impliquer une menace pour la sécurité physique d’un collaborateur ou d’une personne extérieure se trouvant dans les locaux de l’entreprise.
Même si les règles de conduire et les valeurs de l’entreprise doivent guider les collaborateurs dans les décisions, il n’y a pas une règle pour chaque situation spécifique. Les collaborateurs doivent donc se référer à leur jugement personnel. En cas de doutes sur quoi faire, les collaborateurs doivent se poser la question du bien-fondé d’une action, et le cas échéant, demander vers l’avis de leurs collègues.
La déontologie est une exigence fondamentale pour toute personne travaillant chez ou pour l’entreprise. Chaque collaborateur est tenu de la respecter.
Les règles relatives aux incompatibilités s’appliquent aux administrateurs et aux membres du comité de direction de l’entreprise.
Parmi ces personnes, il y a lieu de distinguer (i) les administrateurs non exécutifs de l’entreprise, et (ii) les personnes qui prennent part à la direction effective de l’entreprise. En principe, les membres du comité de direction de l’entreprise sont, d’office, considérés comme des personnes prenant part à la direction effective de l’entreprise.
Lorsqu’un mandat d’administrateur ou de membre du comité de direction est confié à une personne morale, il y a lieu d’assimiler à l’administrateur de l’entreprise le représentant permanent que la personne morale a désigné conformément à la loi applicable.
Liberté
L’entreprise veille à respecter la loi et les règlements applicables en matière d’incompatibilités (par exemple, lors de l’adoption du présent code, les articles 34 et suivants de la loi du 25 octobre 2016 relative à l’activité de prestation de services d’investissement et au statut et au contrôle des sociétés de gestion de portefeuille et de conseil en investissement).
Conformément à ce que prévoit la loi, l’entreprise énonce une autorisation de principe pour les administrateurs et membres du comité de direction d’exercer des mandats ou des fonctions d’administration ou de gestion auprès d’autres entreprises industrielles, commerciales ou financières. Cette liberté est toutefois assortie de conditions et de limites ci-après exposées, le cas échéant, outre les conditions et limites prévues par la loi.
L’exercice de tout mandat ou fonction impliquant une participation à la gestion courante d’une autre entreprise extérieure (ci-après, des “mandats exécutifs externes”) est subordonnée à une autorisation à délivrer par le comité de direction.
L’exercice de tout mandat ou fonction n’impliquant pas une participation à la gestion courante d’une autre entreprise extérieure, non expressément interdit par la loi, n’est pas subordonné à une autorisation du comité de direction. La personne concernée a l’obligation d’informer le comité de direction préalablement au début de l’exercice de ce mandat.
Les personnes membres du comité de direction de l’entreprise et, le cas échéant, les personnes participant à sa direction effective, ne peuvent exercer un mandat exécutif externe, que dans les cas limitativement énumérés par la loi.
L’entreprise apprécie, in concreto, l’impact du mandat exécutif externe exercé par la personne concernée sur sa disponibilité pour exercer pleinement ses fonctions au sein de l’établissement.
Sont exclues de cette obligation les fonctions extérieures pour l’exercice desquelles la personne concernée est nommée sur présentation de l’entreprise. Ces fonctions sont en effet présumées s’inscrire dans le prolongement des fonctions de la personne au sein de l’entreprise, et ne pas porter atteinte à la disponibilité de la personne.
Lorsqu’un dirigeant effectif de l’entreprise exerce un mandat exécutif externe dans une autre entreprise avec laquelle l’entreprise n’a pas de liens étroits :
L'entreprise ne peut fournir un service à cette autre entreprise qu’aux conditions normales du marché ;
Les dirigeants effectifs s’abstiennent de toute intervention, tant au sein de l’entreprise qu’au sein de l’autre entreprise dans laquelle le mandat exécutif externe est exercé, concernant la fourniture du service.
L’entreprise assure une publicité des mandats externes (exécutifs et non-exécutifs) exercés par les membres de son conseil d’administration et par ses dirigeants effectifs, à l’exception des mandats exercés dans les organismes de placement collectif et dans les sociétés patrimoniales.
Le comité de direction est responsable de publier ces mandats externes sur le site internet de l’entreprise et veille à sa mise à jour annuelle.
La publicité porte sur les éléments suivants :
Les noms et fonctions des membres du conseil d’administration et dirigeants effectifs de l’entreprise exerçant un mandat externe ;
La dénomination sociale de l’autre entreprise, la localisation de son siège social, le domaine de ses activités et, le cas échéant, le fait que des instruments financiers qu’elle a émis font l’objet d’une inscription sur un marché réglementé ;
La fonction exercée par la personne au sein de l’autre entreprise ;
L'existence, le cas échéant, d’un lien en capital détenu par l’entreprise en dehors de son portefeuille de négociation et l’importance de ce lien.
Le comité de direction est compétent pour délivrer l’autorisation d’exercer un mandant extérieur.
La personne souhaitant exercer un mandat extérieur soumis à l’autorisation du comité de direction communique par e-mail à ce dernier un dossier. Ce dossier contient :
Les éléments et documents d’information permettant au comité de direction de se prononcer sur la légalité du mandat, sur la disponibilité et sur l’absence de conflits d’intérêts et les mesures suggérées à cet égard ;
La nature et l’importance du mandat externe (notamment mais pas seulement en nombre de jours par an), la fréquence prévisible des réunions qu’il entraine, l’estimation globale de l’impact de l’ensemble des fonctions extérieures exercées par le dirigeant concerné sur sa disponibilité, ainsi que tout autre élément qu’elle jugerait ou que le comité de direction pourrait juger pertinent.
Le comité de direction détermine s’il autorise l’exercice d’un mandat extérieur en examinant :
En premier lieu, si le mandat extérieur n’est pas interdit par la loi applicable ;
En second lieu, si la personne sera suffisamment disponible pour exercer ses fonctions dans l’entreprise.
Si l’une de ces conditions, n’est pas remplie, le comité de direction refuse d’autoriser le mandat extérieur.
Ensuite, le comité de direction s’assure de ce que le mandat ne génère pas de conflit d’intérêts. A cette fin, si l’entreprise fournit un service à l’autre entreprise, il désigne une ou plusieurs personnes qui seront responsables des interventions relatives à cette autre entreprise. Il se renseigne également sur la personne qui sera responsable des interventions au sein de cet autre entreprise.
Si le comité de direction autorise le mandat exécutif externe, il en assure, sans délai, la publication sur son site internet.
Le comité de direction communique par e-mail sa décision à la personne dans les quinze jours suivant la réception de son dossier.
La personne exerçant un mandat externe a l’obligation d’informer le comité de direction de toute modification significative relative à l’un des éléments du dossier soumis dans son dossier de demande d’autorisation. En pareil cas, le comité de direction réexamine le cas.
Par son président, le comité de direction notifie, sans délai par courrier ordinaire et par e-mail à son autorité de contrôle (actuellement, la FSMA) les mandats externes exécutifs et non-exécutifs.
Cette notification doit contenir les éléments suivants :
L'identification précise du dirigeant concerné et sa fonction au sein de l’entreprise ;
L'identification précise des autres sociétés dans lesquelles le dirigeant concerné exerce des mandats externes ;
Les caractéristiques des mandats externes qu’il exerce auprès de ces autres entreprises ;
La procédure d’autorisation par les organes de l’entreprise, lorsqu’elle est applicable ;
Le mode de publicité auquel il a été recouru, lorsque cette publicité est requise.
Les règles relatives aux incompatibilités sont établies et arrêtées par le conseil d’administration de l’entreprise. Il est seul compétent pour en approuver une modification.
Chaque année lors de son assemblée générale ordinaire, le conseil d’administration s’assure que les règles qu’il a arrêtées sont toujours appropriées à la situation de l’entreprise.
Chaque collaborateur respecte le Code de conduite et contribue à construire, maintenir et améliorer la réputation de l’entreprise.
Les collaborateurs veillent collectivement et individuellement à l’application du Code de conduite.
Lors de l’évaluation des collaborateurs, les responsables insistent sur l’importance d’incarner les valeurs de l’entreprise et de mettre en avant les comportements appropriés décrits dans le Code de conduite.
Les collaborateurs ont le devoir de :
Connaître et respecter toutes les règles du Code de conduite ;
Suivre les formations nécessaires pour comprendre leurs responsabilités ;
Être vigilants et interpeller leurs collègues s’ils n’exercent pas leurs activités dans l’esprit du Code de conduite ;
Utiliser la procédure de droit d’alerte si cela s’avère nécessaire.
Des mesures appropriées sont prises, dans le respect de la réglementation applicable et de la politique de ressources humaines de l’entreprise, à l’encontre des collaborateurs qui ne se comportent pas selon le Code de conduite.
L’entreprise prône une culture de dialogue et d’échange dans laquelle les collaborateurs se sentent libres et en sécurité de s’exprimer non seulement directement envers ses collègues, mais de signaler les pratiques susceptibles d’aller à l’encontre de l’intégrité. L’entreprise encourage et valorise le partage des bons exemples et best practices.
Pour renforcer ce dialogue et cet échange, les collaborateurs donnent et reçoivent activement du feedback.
Toute infraction à la déontologie doit être signalée. Que l’infraction ait été commise par le collaborateur lui-même, un client, un autre collaborateur ou un partenaire externe, il est important qu’elle soit signalée. Cela permet de veiller à ce que les dommages restent limités et que des incidents similaires ne se reproduisent pas à l’avenir.
Le droit de signalement est une faculté donnée à chacun de s’exprimer lorsqu’il estime avoir de bonnes raisons de considérer qu’une instruction reçue, une opération ou plus généralement une situation particulière dont il a eu personnellement connaissance n’apparaît pas conforme aux règles qui gouvernent la conduite des activités de l’entreprise. Ce droit doit être exercé de manière responsable, désintéressée, de bonne foi, non diffamatoire et non abusive.
L’entreprise protège les auteurs de signalement, notamment contre d’éventuelles représailles ou sanctions et garantit une stricte confidentialité de leur identité.
En interne, le droit de signalement peut s’effectuer :
Le signalement, son auteur et tout tiers visé dans le signalement sont traités confidentiellement. Si cela est possible, un accusé de réception du signalement est adressé à l’auteur du signalement dans un délai de 7 jours à compter de la réception du signalement. Le Compliance Officer fournit à l’auteur du signalement un retour d’informations dans les 3 mois à compter de l’accusé de réception du signalement, ou à défaut d’accusé de réception envoyé à l’auteur du signalement, dans les 3 mois à compter de l’expiration du délai de 7 jours suivant le signalement.
Ne pas signaler une infraction alors qu’on était au courant est considéré comme une négligence.
Des procédures spécifiques peuvent prévoir une manière différente de signaler les infractions, par exemple en matière de blanchiment de capitaux.
Le conseil d’administration détermine et contrôle le code d’intégrité et de conduite de l’entreprise. Le comité de direction prend les mesures nécessaires pour traduire le code d’intégrité et de conduite en pratiques et procédures.
Chaque collaborateur de l’entreprise doit mettre le code d’intégrité et de conduite en pratique et appliquer ces principes dans ses propres actions et décisions. Les dirigeants et collaborateurs exercent une fonction d’exemple et encouragent leurs collègues en créant un climat dans lequel les valeurs fondamentales et les autres principes occupent une place centrale.
En cas de doute, question ou incertitude relative au présent code d’intégrité et de conduite, aux valeurs de l’entreprise et aux règles comportementales, les collaborateurs, les membres du comité de direction et les membres du conseil d’administration et les actionnaires interrogent le Compliance Officer de l’entreprise. Ce dernier leur répond dans un délai raisonnable.
La direction effective et les collaborateurs responsables ont un rôle spécifique à jouer dans la diffusion et la sensibilisation du code d’intégrité et de conduite auprès des collaborateurs et des partenaires externes. En outre, ils veillent à ce que le code d’intégrité et de conduite occupe une place majeure lors de la sélection et de la gestion des relations des collaborateurs ou des partenaires externes.
La fonction Compliance assure également la surveillance du respect des valeurs fondamentales et des autre.
La code d’intégrité et de conduite fait également partie du domaine d’investigation de l’audit interne.
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