De onderneming is ervan overtuigd dat haar succes afhangt van het gedrag van elk van haar medewerkers. Naast de strikte naleving van de wet- en regelgeving heeft de onderneming zich ertoe verbonden haar eigen waarden te respecteren, die vorm geven aan haar reputatie, cultuur en organisatie.
De onderneming is zich bewust van het belang van het bevorderen en waarborgen van haar integriteit in alle segmenten van haar bedrijfsvoering. De aandacht van alle medewerkers wordt gevestigd op de naleving van de integriteits- en gedragscode en de gevolgen daarvan voor de reputatie van de onderneming.
Gedragsregels zijn operationele regels die alle werknemers van de onderneming moeten delen en toepassen. Naleving van deze regels is essentieel voor de onderneming om in overeenstemming te zijn met haar waarden en ethische normen.
Bovendien moet de onderneming zich op een deontologisch verantwoorde manier gedragen (bijvoorbeeld door gedragscodes van derden te respecteren, zoals de gedragscode van Febelfin). Om hun persoonlijke integriteit te respecteren, moeten werknemers dus altijd de ethiek en de regels respecteren.
De kernwaarden, de gedragscode en de ethiek van de onderneming vormen een referentiepunt voor het te volgen gedrag of de te nemen beslissingen, vooral wanneer er geen specifieke regels of procedures zijn. Voor specifieke situaties worden zij omgezet in een beleids- en procedurekader dat specifiek is voor de onderneming en voor de kwesties in kwestie (bv. beleid inzake belangenconflicten, beleid inzake persoonlijke transacties, beleid inzake klachten van particuliere klanten, enz.)
De integriteits- en gedragscode van de onderneming vormt de officiële basis voor het beleid van de onderneming bij de verlening van haar diensten. Het dient als leidraad voor de acties en beslissingen van de onderneming.
Integriteit houdt in dat men zich houdt aan algemeen aanvaarde normen in de financiële sector, d.w.z. ethiek, maar ook aan de eigen waarden van de onderneming. Enerzijds is de naleving van ethische regels een essentiële voorwaarde om in de financiële sector te kunnen opereren. Anderzijds zorgen de kernwaarden van het bedrijf ervoor dat het een uniek bedrijf blijft.
Bijgevolg moeten de ethische regels en waarden van de onderneming verankerd zijn in het gedrag van al haar werknemers.
De waarden van de onderneming zijn bindend op alle niveaus en in alle functies.
In de gedragscode wordt duidelijk uiteengezet wat het bedrijf van iedereen verwacht. Elke functie is verantwoordelijk voor de toepassing van de gedragscode en de aanpassing ervan aan haar specifieke activiteiten.
Leidinggevenden en werknemers hebben een belangrijke verantwoordelijkheid bij het in de praktijk brengen van de waarden en gedragsregels van de onderneming. Leidinggevenden geven niet alleen het goede voorbeeld, maar moedigen hun werknemers ook actief aan door een klimaat te scheppen waarin kernwaarden en ethiek centraal staan.
De integriteits- en gedragscode is van toepassing op alle kaderleden en werknemers (al dan niet in loondienst) van de onderneming, bestuurders, aandeelhouders van de onderneming met een gekwalificeerd belang, leveranciers of consultants aan wie bepaalde activiteiten of opdrachten zijn uitbesteed.
De kernwaarden van de onderneming vormen de basis voor eerlijk gedrag. Deze waarden geven richting aan het gedrag van managers en werknemers en dienen als maatstaf voor het evalueren van beslissingen op operationeel, tactisch en strategisch niveau. Zij zijn een maatstaf voor het meten van iemands daden. De waarden belichamen wat de klant van de werknemers van het bedrijf mag verwachten en wat elke werknemer van anderen mag verwachten.
De kernwaarden van het bedrijf zijn :
Respectvol
Werknemers gedragen zich respectvol, met eer, respect, eerlijkheid, loyaliteit, empathie en nederigheid.
Toewijding
Elke klant wordt behandeld als de belangrijkste klant. Elke klant heeft recht op een uitstekende service. De onderneming handelt ten aanzien van haar klanten op een zodanige wijze dat haar acties steeds een toegevoegde waarde voor haar klanten opleveren.
Uitmuntendheid
"Niets middelmatigs zal ons bevredigen" (Sint Ignatius). De werknemers streven altijd naar de hoogste kwaliteit in hun werk. Deze uitmuntendheid komt voort uit de passie van de werknemers en hun trots om bij het bedrijf te horen.
Eenvoud
"Complexiteit is een stille moordenaar van groei" (Jimmy Allen). Het personeel maakt de zaken niet ingewikkelder, vermijdt onnodige formaliteiten en werkt eenvoudige oplossingen uit. Zij concentreren zich op de essentie en verliezen zich niet in onbelangrijke details. Zij communiceren in duidelijke taal en passen die aan hun doelpubliek aan.
Innovatie
"Wie niet vooruit gaat, gaat achteruit. Medewerkers denken kritisch na en grijpen elke kans aan om prestaties, operaties, diensten en klantenervaring te optimaliseren, te vereenvoudigen en te verduidelijken.
De gedragsregels van de onderneming omvatten algemeen aanvaarde normen in de beleggings- en verzekeringssector, waaraan de onderneming moet voldoen. De integriteit van de onderneming en haar werknemers zijn onlosmakelijk met elkaar verbonden.
De onderneming steunt initiatieven van organisaties in de financiële sector die goede praktijken bevorderen om de integriteit en het daarmee samenhangende vertrouwen te versterken.
De onderneming houdt rekening met de belangen van haar klanten en van zichzelf als geheel. De onderneming zorgt ervoor dat de belangen van de klant centraal staan bij de ontwikkeling en het aanbod van producten en bij de reclame voor haar producten en diensten.
Elke werknemer tracht de behoeften, verwachtingen en belangen van de klanten te begrijpen om hen duidelijke producten en diensten aan te bieden die op hun situatie zijn afgestemd.
De eerlijke behandeling van klanten moet worden gegarandeerd. Elke klant wordt beschouwd als de belangrijkste klant. Uitmuntendheid als het hoogste kwaliteitsniveau vormt de leidraad voor het werk van elke werknemer.
Het beschermen van de belangen van de klanten is een verbintenis die :
De toepasselijke wetten en voorschriften kennen en naleven;
Diensten en producten aanbieden die de belangen van de klanten dienen;
Zorg ervoor dat de klanten de producten kunnen begrijpen;
Eerlijke en transparante tarieven toepassen;
Handel nooit in naam van een klant zonder zijn toestemming.
De onderneming verbindt zich ertoe regelmatig duidelijke, nauwkeurige en volledige informatie aan de klanten te verstrekken en regelmatig met hen in dialoog te treden.
De onderneming stelt alles in het werk om de vertrouwelijkheid van de klant te waarborgen. Dit betekent dat werknemers :
Behandel alle klantenrelaties als strikt vertrouwelijk;
Deel klantengegevens binnen het bedrijf alleen met die werknemers die er echt toegang toe moeten hebben om de belangen van de klanten zo goed mogelijk te dienen;
Alleen de gegevens verzamelen die nodig zijn om een specifiek zakelijk doel te bereiken;
Respecteer strikt het informatiesysteem van het bedrijf.
Alle commerciële communicatie aan klanten over producten en diensten moet transparant en duidelijk zijn. Het bedrijf probeert de vragen van de klanten zo snel en zo doeltreffend mogelijk te beantwoorden.
Het bedrijf behandelt klachten van klanten eerlijk. Zij corrigeert de zaken zo snel mogelijk als er fouten worden geconstateerd.
Als belangenconflicten niet kunnen worden vermeden, komen de belangen van de cliënt altijd op de eerste plaats. In de beroepssfeer moet het belang van de onderneming voorrang hebben op het persoonlijk belang van een werknemer of een derde. Dit persoonlijk belang kan het belang van een aandeelhouder, een bestuurder of een werknemer omvatten.
Om belangenconflicten te vermijden, heeft de onderneming een strikt beleid inzake financiële en niet-financiële geschenken van klanten en leveranciers.
Elke werknemer steunt de onderneming in haar strijd tegen economische criminaliteit, waaronder fraude, witwassen van geld en financiering van terrorisme, corruptie en valsspelen van invloed.
Elke werknemer is voortdurend alert en draagt bij tot de bestrijding van de economische criminaliteit.
Elk personeelslid zorgt ervoor dat de procedures en controles voor de identificatie van de cliënt en zijn of haar kenmerken ( KYC : Ken Uw Klant ) zijn goed geïmplementeerd.
De onderneming heeft zich ertoe verbonden sancties en embargo's te respecteren. De onderneming stelt alles in het werk om zich op de hoogte te stellen van geldende embargo's en economische sancties.
De IT-organisatie blijft op de hoogte van de risico-ontwikkelingen, is verantwoordelijk voor bewustmaking, voorlichting en opleiding van het personeel en het bijhouden van de verschillende plannen
De onderneming en haar werknemers laten zich nooit in met enige vorm van corruptie of omkoping.
Persoonsgegevens worden altijd verwerkt in overeenstemming met de verwachtingen van de klant
De onderneming zet nooit constructies, mechanismen of andere vormen van dienstverlening op die belastingontduiking organiseren.
Indien belastingfraude wordt vermoed of geconstateerd, zal de onderneming zich daarvan onthouden en, indien nodig, de bevoegde autoriteiten inlichten in het kader van de bestrijding van het witwassen van geld en de financiering van terrorisme.
In het kader van de wereldwijde strijd tegen belastingfraude en transparantiemechanismen zorgt zij ervoor dat de bevoegde autoriteiten de nodige meldingen ontvangen. Zij gebruikt geen trucs die deze fiscale doorzichtigheid zouden kunnen ondermijnen.
De onderneming zal geen marktmisbruik door misbruik van voorkennis of marktmanipulatie toestaan.
De onderneming voldoet aan alle regels tegen marktmisbruik, met inbegrip van regels inzake handel met voorkennis en marktmanipulatie.
De onderneming handelt snel en billijk ten aanzien van de markten en de professionele tegenpartijen. Het volgt de marktrichtlijnen voor de uitvoering van orders.
Het bedrijf verspreidt geen onjuiste of tendentieuze informatie.
De onderneming handelt nooit met de bedoeling een prijs op de markt te doen stijgen tot een niveau dat vraag en aanbod op de markt niet weerspiegelt. Zij zal zich nooit inlaten met transacties die tot doel hebben de marktwaarde van activa of passiva op fictieve wijze te wijzigen teneinde inkomsten of winsten te genereren of verliezen te vermijden. In het algemeen zal de onderneming zich door geen enkel gedrag mengen in de goede werking van de markten. Zij handelt altijd te goeder trouw en streeft ernaar de stabiliteit, de liquiditeit en de transparantie van de markten te handhaven.
Indien marktmisbruik wordt vermoed of geconstateerd, moet de onderneming de bevoegde autoriteiten daarvan in kennis stellen.
Samen met andere financiële instellingen stelt zij alles in het werk om te voorkomen dat het financiële stelsel wordt misbruikt voor het witwassen van geld of de financiering van terrorisme. Daarom kent de onderneming steeds al haar klanten om het risico van de relatie met hen in te schatten en analyseert zij elke atypische transactie.
De vennootschap zal nooit constructies, mechanismen of enige andere vorm van dienstverlening opzetten die het witwassen van geld of de financiering van terrorisme organiseren of waarvan men weet of had moeten weten dat ze tot een dergelijke organisatie bijdragen.
Indien een daad van witwassen of financiering van terrorisme wordt vermoed of ontdekt, stelt de vennootschap de bevoegde autoriteiten daarvan in kennis in het kader van de bestrijding van het witwassen van geld en de financiering van terrorisme.
De onderneming past de toepasselijke lokale en internationale beperkende maatregelen (sancties en embargo's) toe op de diensten die zij aan haar klanten verleent en in haar betrekkingen met andere partijen.
De onderneming onthoudt zich van elke daad van directe of indirecte discriminatie. Het bedrijf wil dat iedereen zich vrij voelt om zichzelf te zijn. Iedereen heeft dus recht op zijn of haar eigen overtuigingen, maar die mogen niet in strijd zijn met een professionele houding.
De werknemers van de onderneming passen steeds het interne kader toe en respecteren de wettelijke regels. Zij passen deze toe in hun eigen activiteiten en in individuele situaties en beslissingen.
Indien zij menen dat er een conflict kan bestaan tussen het interne kader en de wettelijke regels, passen zij altijd de hogere regel toe. De wettelijke regels hebben voorrang op het interne kader en de normen van de integriteits- en gedragscode hebben voorrang op de rest van het interne kader. In geval van twijfel of een impasse moeten werknemers contact opnemen met hun meerdere of met een lid van de compliance-functie.
Werknemers mogen niet handelen in markteffecten of financiële transacties voor persoonlijke rekening verrichten op basis van vertrouwelijke informatie die zij in het kader van hun beroepsactiviteiten hebben verkregen. Werknemers mogen geen vertrouwelijke informatie bekendmaken aan familieleden of naaste medewerkers. Werknemers dienen zich te houden aan het beleid en de procedures inzake handel en transacties voor hun persoonlijke rekening.
Elke werknemer respecteert zijn verbintenissen in de omgang met partners of leveranciers, is eerlijk tegenover hen en maakt keuzes op basis van objectieve criteria.
Elke daad van corruptie is verboden. Elke werknemer die het voorwerp uitmaakt van diensten of verzoeken van derden, stelt zijn meerderen daarvan in kennis.
Geschenken aan onze cliënten of hun vertegenwoordigers moeten worden beperkt. Hetzelfde geldt voor personen met openbaar gezag, ambtenaren en dergelijke.
Elke werknemer ziet erop toe dat de materiële en immateriële activa van de onderneming, zowel de financiële als de materiële, op redelijke wijze worden bewaard en gebruikt. Niemand zal misbruik maken van de goederen of diensten die hem ter beschikking worden gesteld.
Iedereen streeft naar een spaarzaam gebruik van hulpbronnen en houdt bij zijn beslissingen rekening met de milieudimensie.
Elke werknemer gedraagt zich streng en verantwoordelijk tegenover andere werknemers. Dit omvat :
Bekend zijn met en zich strikt houden aan het beleid en de procedures en andere instructies van de feitelijke leiding met betrekking tot de beroepsactiviteiten;
Respecteer de regels van het beroepsgeheim;
Behandel collega's in alle omstandigheden met respect;
Werk op een manier die collega's in de best mogelijke positie brengt;
Ervoor zorgen dat de relaties tussen collega's altijd professioneel zijn;
Luister naar en houd rekening met de meningen en bijdragen van andere personeelsleden, ook als zij een andere mening hebben.
Het bedrijf verwerpt elke vorm van discriminatie.
De onderneming zet zich in voor een werkomgeving waarin alle werknemers met respect en waardigheid worden behandeld.
De werknemers van de onderneming zijn verplicht:
een eerlijke behandeling van kandidaten in het aanwervingsproces te bevorderen, hun oordeel systematisch te baseren op objectief beoordeelde competenties, gelijke kansen te waarborgen en de beloningsvoorwaarden op een eerlijke en billijke wijze vast te stellen;
Elke vorm van discriminatie, intimidatie of pesterij van andere werknemers, klanten of personen die een relatie hebben met het bedrijf op grond van ras, huidskleur, geloof, godsdienst, nationaliteit, etnische afkomst, leeftijd, geslacht, seksuele geaardheid, burgerlijke staat, handicap of politieke overtuiging af te wijzen;
Doe niet mee aan seksuele intimidatie of gedrag dat als seksuele intimidatie kan worden beschouwd.
Het bedrijf zorgt voor de veiligheid en beveiliging van de werkplek tijdens de dagelijkse werkzaamheden. Zij streeft naar verbetering van de arbeidsomstandigheden van elk van haar teams.
Het bedrijf moet elke activiteit melden die een bedreiging kan inhouden voor de fysieke veiligheid van een werknemer of een buitenstaander op het terrein van het bedrijf.
Hoewel de gedragsregels en de waarden van de onderneming de werknemers moeten leiden bij hun beslissingen, bestaat er niet één regel voor elke specifieke situatie. Werknemers moeten daarom hun persoonlijke oordeel gebruiken. Bij twijfel over wat te doen, moeten werknemers zich afvragen of een actie gerechtvaardigd is en, indien nodig, hun collega's om advies vragen.
Ethiek is een fundamentele vereiste voor iedereen die in of voor het bedrijf werkt. Iedere werknemer is verplicht zich daaraan te houden.
De regels inzake onverenigbaarheid zijn van toepassing op bestuurders en leden van de Raad van Bestuur van de vennootschap.
Onder deze personen moet een onderscheid worden gemaakt tussen (i) niet bij het dagelijks bestuur betrokken bestuurders van de vennootschap en (ii) personen die deelnemen aan het werkelijke bestuur van de vennootschap. In principe worden de leden van het directiecomité van de vennootschap automatisch beschouwd als personen die betrokken zijn bij het daadwerkelijk bestuur van de vennootschap.
Wanneer een rechtspersoon tot directeur of lid van het directiecomité wordt benoemd, moet de permanente vertegenwoordiger die de rechtspersoon overeenkomstig het toepasselijke recht heeft aangesteld, als een directeur van de vennootschap worden behandeld.
Vrijheid
De onderneming zorgt ervoor dat zij voldoet aan de toepasselijke wet- en regelgeving inzake onverenigbaarheden (bv. op het moment van de vaststelling van deze code, de artikelen 34 en volgende van de wet van 25 oktober 2016 betreffende de activiteit van het verlenen van beleggingsdiensten en betreffende het statuut van en het toezicht op ondernemingen voor portefeuillebeheer en beleggingsadvies).
Overeenkomstig de wet is het de vennootschap toegestaan dat de bestuurders en de leden van de Raad van Bestuur in beginsel bestuursmandaten of administratieve of managementfuncties bekleden in andere industriële, commerciële of financiële ondernemingen. Deze vrijheid is echter onderworpen aan de volgende voorwaarden en beperkingen, indien van toepassing, naast de voorwaarden en beperkingen waarin de wet voorziet.
Voor de uitoefening van mandaten of functies die deelname aan het dagelijks bestuur van een andere externe vennootschap inhouden (hierna "externe bestuursmandaten") is de toestemming van de Raad van Bestuur vereist.
Voor de uitoefening van mandaten of functies die geen deelname aan het dagelijks bestuur van een andere externe onderneming inhouden en die niet uitdrukkelijk bij wet verboden zijn, is geen toestemming van de raad van bestuur vereist. De betrokkene is verplicht de raad van bestuur vóór de aanvang van de uitoefening van dit mandaat hiervan in kennis te stellen.
Personen die lid zijn van het directiecomité van de vennootschap en, in voorkomend geval, personen die deelnemen aan het daadwerkelijk bestuur van de vennootschap, mogen slechts een extern uitvoerend mandaat uitoefenen in de gevallen die limitatief zijn opgesomd in de wet.
Het bedrijf waardeert dit, in concreto de gevolgen van het door de betrokkene uitgeoefende externe uitvoerende mandaat voor zijn of haar beschikbaarheid om zijn of haar functie binnen de instelling ten volle uit te oefenen.
Uitgezonderd van deze verplichting zijn externe functies waarvoor de betrokkene namens de onderneming is aangesteld. Deze functies worden geacht in het verlengde te liggen van de functies van de betrokkene binnen het bedrijf en geen invloed te hebben op de beschikbaarheid van de betrokkene.
Wanneer een effectief bestuurder van de vennootschap een extern uitvoerend mandaat uitoefent in een andere vennootschap waarmee de vennootschap geen nauwe banden heeft:
De onderneming kan alleen onder normale marktvoorwaarden een dienst verlenen aan deze andere onderneming;
De effectieve bestuurders onthouden zich van elke tussenkomst, zowel binnen de vennootschap als binnen de andere vennootschap waarin het extern uitvoerend mandaat wordt uitgeoefend, met betrekking tot de dienstverrichting.
De vennootschap maakt de externe mandaten (uitvoerende en niet-uitvoerende) bekend van de leden van haar raad van bestuur en van haar leidende kaderleden, met uitzondering van de mandaten die zij bekleedt in instellingen voor collectieve belegging en in vermogensbeheerders.
De Raad van Bestuur is verantwoordelijk voor de publicatie van deze externe mandaten op de website van de onderneming en zorgt ervoor dat deze jaarlijks worden bijgewerkt.
De volgende zaken worden geadverteerd:
De namen en functies van de leden van de raad van bestuur en de effectieve bestuurders van de vennootschap die een extern mandaat hebben;
De naam van de andere onderneming, de plaats van haar statutaire zetel, het gebied waarop zij actief is en, in voorkomend geval, het feit dat de door haar uitgegeven financiële instrumenten op een gereglementeerde markt zijn genoteerd;
De functie die door de persoon in het andere bedrijf wordt uitgeoefend ;
Het bestaan, in voorkomend geval, van een verband met aandelenkapitaal dat door de vennootschap buiten haar handelsportefeuille wordt aangehouden, en de omvang van dat verband.
Het Directiecomité is bevoegd om de machtiging tot uitoefening van een externe lastgever te verlenen.
De persoon die een extern mandaat wenst uit te oefenen onder voorbehoud van machtiging door het Directiecomité, zendt het Directiecomité per e-mail een dossier toe. Dit bestand bevat :
Gegevens en documenten aan de hand waarvan het directiecomité zich kan uitspreken over de wettigheid van het mandaat, de beschikbaarheid en de afwezigheid van belangenconflicten en de in dit verband voorgestelde maatregelen;
de aard en het belang van het externe mandaat (met inbegrip van, maar niet beperkt tot, het aantal dagen per jaar), de te verwachten frequentie van de vergaderingen die het mandaat met zich meebrengt, de globale inschatting van de impact van alle externe functies die het betrokken lid van de raad van bestuur vervult op zijn of haar beschikbaarheid, alsmede enig ander element dat de raad van bestuur of de raad van bestuur relevant acht.
Het Directiecomité bepaalt of de uitoefening van een extern mandaat wordt toegestaan op grond van :
Ten eerste, als het externe mandaat niet verboden is door het toepasselijke recht;
Ten tweede, of de persoon voldoende beschikbaar zal zijn om zijn/haar taken in het bedrijf uit te voeren.
Indien aan een van deze voorwaarden niet is voldaan, weigert het Directiecomité de toestemming voor het externe mandaat.
Ten tweede ziet het beheerscomité erop toe dat het mandaat geen aanleiding geeft tot belangenconflicten. Daartoe wijst de onderneming, indien zij een dienst verleent aan de andere onderneming, een of meer personen aan die verantwoordelijk zullen zijn voor de interventies met betrekking tot deze andere onderneming. Tevens wordt nagegaan wie verantwoordelijk zal zijn voor interventies binnen die andere onderneming.
Indien de raad van bestuur het externe uitvoerend mandaat goedkeurt, publiceert hij het onverwijld op zijn website.
Het stuurcomité deelt zijn besluit binnen 15 dagen na ontvangst van de aanvraag per e-mail aan de betrokkene mee.
De persoon die een extern mandaat uitoefent, is verplicht het Directiecomité in kennis te stellen van elke belangrijke wijziging in een van de elementen van het dossier dat hij in zijn vergunningsaanvraag heeft ingediend. In dergelijke gevallen onderzoekt het directiecomité de zaak.
Via zijn voorzitter stelt de raad van bestuur de toezichthoudende autoriteit (momenteel de FSMA) onverwijld per gewone brief en per e-mail in kennis van externe uitvoerende en niet-uitvoerende mandaten.
Deze kennisgeving moet de volgende elementen bevatten:
Nauwkeurige identificatie van de betrokken manager en zijn of haar positie binnen het bedrijf;
de precieze identificatie van andere vennootschappen waarin de betrokkene een extern mandaat uitoefent;
De kenmerken van de externe mandaten die zij bij deze andere ondernemingen uitoefent;
De procedure voor goedkeuring door de organen van de vennootschap, indien van toepassing ;
De wijze waarop reclame wordt gemaakt, indien dergelijke reclame noodzakelijk is.
De regels met betrekking tot onverenigbaarheden worden vastgesteld en bepaald door de raad van bestuur van de vennootschap. Alleen de Raad van Bestuur is bevoegd om een wijziging van dit reglement goed te keuren.
Elk jaar gaat de Raad van Bestuur tijdens zijn gewone algemene vergadering na of de regels die hij heeft vastgesteld nog steeds aangepast zijn aan de situatie van de vennootschap.
Elke werknemer leeft de Gedragscode na en draagt bij tot de opbouw, het behoud en de verbetering van de reputatie van de onderneming.
De werknemers zien er collectief en individueel op toe dat de gedragscode wordt toegepast.
Bij de beoordeling van de werknemers benadrukken de managers het belang van de belichaming van de waarden van de onderneming en van het gepaste gedrag dat in de Gedragscode wordt beschreven.
Werknemers hebben een plicht om :
Ken en respecteer alle regels van de gedragscode;
de nodige opleiding volgen om hun verantwoordelijkheden te begrijpen;
Waakzaam zijn en hun collega's aanspreken indien zij niet handelen in de geest van de Gedragscode;
Gebruik de klokkenluidersprocedure indien nodig.
Tegen werknemers die zich niet volgens de Gedragscode gedragen, worden passende maatregelen genomen, in overeenstemming met de toepasselijke regelgeving en het personeelsbeleid van de onderneming.
Het bedrijf bevordert een cultuur van dialoog en uitwisseling waarin werknemers zich vrij en veilig voelen om zich niet alleen rechtstreeks uit te spreken tegen collega's, maar ook om praktijken te melden die mogelijk in strijd zijn met de integriteit. De onderneming stimuleert en waardeert het delen van goede voorbeelden en beste praktijken.
Om deze dialoog en uitwisseling te versterken, geven en ontvangen de werknemers actief feedback.
Elke inbreuk op de ethiek moet worden gemeld. Het is belangrijk dat de overtreding wordt gemeld, ongeacht of deze is begaan door de werknemer, een klant, een andere werknemer of een externe partner. Dit zorgt ervoor dat de schade tot een minimum wordt beperkt en dat soortgelijke incidenten zich in de toekomst niet meer voordoen.
Het meldingsrecht is een recht dat aan een ieder wordt verleend om zijn of haar mening kenbaar te maken wanneer hij of zij van mening is dat hij of zij gegronde redenen heeft om aan te nemen dat een ontvangen instructie, een verrichting of, meer in het algemeen, een bepaalde situatie waarvan hij of zij persoonlijk kennis heeft, niet in overeenstemming lijkt te zijn met de regels die gelden voor de uitoefening van de activiteiten van de onderneming. Dit recht moet worden uitgeoefend op een verantwoordelijke manier, belangeloos, te goeder trouw, zonder laster en zonder misbruiken.
De onderneming beschermt klokkenluiders tegen vergelding of bestraffing en garandeert strikte vertrouwelijkheid van hun identiteit.
Intern kan het meldingsrecht worden uitgeoefend:
De waarschuwing, de auteur ervan en derden die in de waarschuwing worden genoemd, worden vertrouwelijk behandeld. Indien mogelijk wordt binnen 7 dagen na ontvangst van de signalering een ontvangstbevestiging aan de opsteller van de signalering toegezonden. De nalevingsfunctionaris geeft de opsteller van de waarschuwing feedback binnen 3 maanden na de ontvangstbevestiging van de waarschuwing, of, indien de opsteller van de waarschuwing geen bevestiging heeft ontvangen, binnen 3 maanden na het verstrijken van de termijn van 7 dagen na de waarschuwing.
Het niet melden van een overtreding wanneer u ervan weet, wordt beschouwd als nalatigheid.
Specifieke procedures kunnen voorzien in een andere wijze van aangifte van strafbare feiten, bijvoorbeeld in verband met het witwassen van geld.
De Raad van Bestuur bepaalt en controleert de integriteits- en gedragscode van de onderneming. Het directiecomité neemt de nodige maatregelen om de integriteits- en gedragscode in praktijken en procedures om te zetten.
Elke werknemer van het bedrijf moet de integriteits- en gedragscode in praktijk brengen en deze beginselen toepassen in zijn eigen handelingen en beslissingen. Leidinggevenden en werknemers hebben de verantwoordelijkheid om Zij geven het goede voorbeeld en moedigen hun collega's aan door een klimaat te scheppen waarin kernwaarden en andere beginselen centraal staan.
In geval van twijfel, vraag of onzekerheid omtrent deze integriteits- en gedragscode, de waarden en gedragsregels van de onderneming, dienen de werknemers, de leden van de raad van bestuur en de leden van de raad van beheer en de aandeelhouders zich te richten tot de Compliance Officer van de onderneming. De nalevingsfunctionaris antwoordt binnen een redelijke termijn.
De feitelijke leiding en de verantwoordelijke medewerkers hebben een specifieke rol te vervullen bij het verspreiden en onder de aandacht brengen van de integriteits- en gedragscode onder de medewerkers en de externe partners. Bovendien zorgen zij ervoor dat de integriteits- en gedragscode een belangrijke rol speelt bij de selectie en het beheer van de relaties van medewerkers of externe partners.
De compliancefunctie ziet ook toe op de naleving van de kernwaarden en andere vereisten.
De integriteits- en gedragscode maakt ook deel uit van het onderzoeksgebied van de interne audit.
2 https://whistleblowing.fsma.be/nl