Governance memorandum

1. Inleiding 

Het bedrijf heeft in dit Governance-memorandum de werkingsprincipes vastgelegd van haar activiteiten in het kader van de verwezenlijking van haar maatschappelijk doel. Deze principes worden toegepast in de statuten van het bedrijf, in haar bestuursstructuur en in haar algemene organisatie.

Het memorandum beschrijft ook de interne organisatievormen die zijn ingevoerd in toepassing van deze principes. Al deze grondbeginselen vormen samen het governancebeleid van het bedrijf. Het is beschikbaar voor het grote publiek via de website van het bedrijf.

2. Doel en missie van het bedrijf 

Het doel van het bedrijf is het uitoefenen van alle activiteiten met betrekking tot transacties in financiële instrumenten en levensverzekeringsproducten, alsook het verlenen van diensten inzake financiële instrumenten en levensverzekeringsproducten, en alle activiteiten die binnen het kader vallen, of een verlengstuk of aanvulling vormen van de hoofdactiviteiten.

De missie van het bedrijf is particuliere beleggers in staat te stellen eenvoudig performante beleggingsportefeuilles en pensioenplannen op te bouwen en te beheren.

Met “eenvoudig” wordt bedoeld dat klanten toegang hebben tot de diensten van het bedrijf op de manier die hen het beste past: ofwel via de online toepassingen van het bedrijf, ofwel via haar menselijke adviseurs, of via een combinatie van beide.

Met “performant” wordt bedoeld dat het portefeuillebeheer van het bedrijf steunt op een zogenaamde passieve beleggingsstrategie, via indexfondsen. Het bedrijf, evenals vele academici en professionals, zijn van mening dat deze aanpak op lange termijn beter presteert dan een zogenaamde actieve beleggingsstrategie.

3. Aandelen, aandeelhouders en kapitaal 

3.1. Maatschappelijk kapitaal 

Le capital social est fixé à la somme de 9.301.350,75€ représentée par 2.213.364 actions sans désignation de valeur nominale, représentant chacune une part égale du capital social.

3.2. Strategie van de aandeelhouders 

De aandeelhouders van Easyvest laten zich leiden door de wil om voorrang te geven aan:

1. Positieve evolutie van de financiële resultaten op lange termijn 
   De positieve ontwikkeling op lange termijn van het bedrijf heeft voorrang op occasionele jaarlijkse resultaten. 

2. Duurzaamheid van de activiteiten via innovatie 
   De duurzaamheid van het bedrijf wordt gewaarborgd door het behoud en de ontwikkeling van een performante en voortdurend innoverende werkmethode. 

3. Een dienstverlening gebaseerd op de waarden waarin het bedrijf gelooft 
   Zowel in haar relaties met klanten, als met medewerkers en leveranciers, hecht het bedrijf veel belang aan het in de verf zetten van haar waarden van eer, toewijding, uitmuntendheid, eenvoud en innovatie. 

4. Organisatie en bestuursstructuur van Easyvest 

Figuur 1: Organigram van het bedrijf en medewerkers

4.1. Organigram en bestuursstructuur 

Het bedrijf hanteert een monistische bestuursstructuur in de zin van het Wetboek van vennootschappen en verenigingen (WVV) en overeenkomstig haar statuten, met een “raad van bestuur” die optreedt als bestuursorgaan.

Dit bestuursorgaan wijst ook een dagelijks bestuur aan, dat het “directiecomité” wordt genoemd.

• Raad van bestuur
  De raad van bestuur bepaalt de strategie en het algemene beleid van het bedrijf. Hij houdt toezicht op het directiecomité en beslist over de governance van het bedrijf. Hij behandelt ook alle aangelegenheden die onder zijn wettelijke bevoegdheid vallen. 

• Directiecomité 
  Het directiecomité is verantwoordelijk voor het operationele dagelijkse beheer van het bedrijf binnen de grenzen van de strategie, het algemene beleid en het risicobeleid dat werd goedgekeurd door de raad van bestuur. Figuur 1 geeft schematisch het organigram van het bedrijf weer.

4.2. Raad van bestuur 

Rol

De raad van bestuur is een collegiaal orgaan dat de strategische lijnen van het bedrijf uitzet, met als doel blijvende waardecreatie en het naleven van de kernwaarden, in het bijzonder wat betreft integriteit.Hij bepaalt het algemene beleid van het bedrijf en ziet actief toe op de kwaliteit van het dagelijks bestuur en de afstemming ervan met de goedgekeurde strategie, met het oog op de versterking van de langetermijnwaarde van de onderneming.

De raad zorgt voor het algemeen bestuur, met een correcte inschatting en beheersing van de risico’s door middel van regelmatige en grondige controles.

De raad moet met name:

1. De strategische richting van het bedrijf bepalen op basis van voorstellen van het directiecomité of, in voorkomend geval, op eigen initiatief;

2. De doelstellingen en waarden van het bedrijf vastleggen;

3. De grote lijnen van het algemene beleid en de strategie goedkeuren en regelmatig evalueren;

4. De jaarlijkse begroting, opgesteld door het directiecomité, goedkeuren en evalueren;

5. De bezoldigings- en voordelenpolitiek vastleggen en beoordelen.

De raad houdt eveneens toezicht op de activiteiten van het bedrijf, in het bijzonder op de acties en prestaties van het directiecomité. Hij moet:

1. Het directiecomité begeleiden, adviseren en evalueren;

2. Toezien op de uitvoering van de strategie van het bedrijf;

3. Toezicht houden op de uitvoering van de jaarlijkse begroting door het directiecomité;

4. De gecontroleerde jaarrekeningen herzien en goedkeuren;

5. Kennis nemen van de bevindingen van onafhankelijke controlefuncties (Compliance Officer, risicobeheer, interne audit), regelgevende autoriteiten, en toezien op de opvolging ervan door het directiecomité.

De raad bepaalt eveneens de samenstelling en werking van de bestuursorganen van het bedrijf. Hij moet:

1. Het geschikte profiel voor de raad en haar leden bepalen;

2. Uit zijn leden de voorzitter van de raad aanwijzen;

3. Aanbevelingen doen aan de algemene vergadering over het optimale aantal en de samenstelling van bestuurders, en kandidaten voordragen;

4. Eventuele vacatures voorlopig invullen conform de statuten;

5. Voorstellen doen over wijzigingen in de bezoldigingspolitiek;

6. Zijn eigen werking en doeltreffendheid evalueren;

7. De leden van het directiecomité aanduiden en hun voorzitter (CEO) aanwijzen;

8. De verantwoordelijken voor de onafhankelijke controlefuncties (compliance, risicobeheer, interne audit) en, indien van toepassing, de commissaris aanstellen.

Tot slot behandelt de raad alle aangelegenheden die wettelijk tot zijn bevoegdheid behoren.

Samenstelling

De raad van bestuur is een collegiaal orgaan. Hij is verantwoording verschuldigd aan de algemene vergadering, die de bestuurders benoemt en ontslaat.

De raad van bestuur omvat zowel uitvoerende bestuurders (leden van het directiecomité) als niet-uitvoerende bestuurders. Niet-uitvoerende bestuurders zijn bestuurders die geen deel uitmaken van het directiecomité, geen enkele uitvoerende verantwoordelijkheid dragen binnen het bedrijf, en niet belast zijn met een operationele lijn van het bedrijf.

De samenstelling van de raad van bestuur wordt bepaald op basis van de volgende regels:

1. De samenstelling van de raad moet hem in staat stellen doeltreffend en efficiënt te functioneren;

2. De samenstelling moet gebaseerd zijn op een diversiteit aan ervaringen en competenties;

3. De raad van bestuur telt minstens evenveel niet-uitvoerende bestuurders als uitvoerende bestuurders;

4. De niet-uitvoerende bestuurders beschikken over een hoog niveau van ervaring en expertise op financieel, technologisch of commercieel vlak.

De algemene vergadering benoemt de bestuurders op voorstel van de raad van bestuur en bepaalt het aantal bestuurders.

De duurtijd van de mandaten van de bestuurders is drie jaar. Het mandaat is hernieuwbaar.

De samenstelling van de raad van bestuur weerspiegelt de aanwezigheid van referentieaandeelhouders in het kapitaal van het bedrijf, en wordt in evenwicht gebracht door de toevoeging van een of meer onafhankelijke bestuurders, in de hierboven vermelde verhoudingen.

Bij de samenstelling en tijdens de werking van de raad ziet de voorzitter van de raad van bestuur toe op de naleving van de regels inzake onverenigbaarheden (wettelijke onverenigbaarheden, voldoende beschikbaarheid, voorkomen van belangenconflicten, toestemming) voor elk bestuursmandaat. Deze regels en procedures zijn opgenomen in de Integriteits- en Gedragscode.

Elke niet-oprichtende aandeelhouder of groep van niet-oprichtende aandeelhouders die meer dan 5% van de aandelen van het bedrijf bezit, heeft het recht om een waarnemend lid van de raad van bestuur aan te duiden.Een waarnemend lid van de raad van bestuur heeft het recht om deel te nemen aan de vergaderingen van de raad, alle voorbereidende of resulterende documenten van deze vergaderingen te ontvangen, en zijn of haar mening te geven. Een waarnemend lid telt niet mee voor de aanwezigheidquorums en heeft geen stemrecht.De raad van bestuur heeft eveneens het recht om zelf een waarnemend lid aan te stellen.

Voorzitterschap

De raad van bestuur kiest een Voorzitter en een Ondervoorzitter uit zijn niet-uitvoerende leden. Een waarnemend lid kan geen Voorzitter of Ondervoorzitter zijn. De rol van de Voorzitter van de raad van bestuur bestaat erin toe te zien op de doeltreffende en efficiënte werking van de raad van bestuur, overeenkomstig dit governance-memorandum. Hij is verantwoordelijk voor het ontwikkelen en behouden van een klimaat van vertrouwen binnen de raad van bestuur en draagt bij tot een open dialoog en verantwoord besluitvormingsproces. Hij onderhoudt een regelmatige dialoog met de voorzitter van het directiecomité. Hij ziet toe op een effectieve communicatie met de aandeelhouders. Hij zit de algemene vergadering voor. In overleg met de voorzitter van het directiecomité vertegenwoordigt hij het bedrijf en bevordert hij haar belangen in zowel publieke als private fora.

De Ondervoorzitter van de raad van bestuur vervangt de Voorzitter bij diens afwezigheid of wanneer deze zich in een belangenconflict bevindt. In dat geval neemt de Ondervoorzitter tijdelijk de hierboven vermelde rollen op zich.

Werking

De raad van bestuur komt minstens 8 keer per jaar samen en/of telkens wanneer een lid van de raad dit nodig acht. De vergaderingen van de raad van bestuur kunnen plaatsvinden via elk beschikbaar communicatiemiddel (zoals video, telefoon of eender welk middel dat gebruik maakt van het internet), op voorwaarde dat de veiligheid en vertrouwelijkheid gewaarborgd zijn. Een bestuurder die niet aanwezig kan zijn op een vergadering, mag zich laten vertegenwoordigen door een andere bestuurder. Het gebruik van een eenvoudige elektronische handtekening is gangbaar voor het ondertekenen van notulen, besluiten en andere beslissingen of documenten van de raad van bestuur.

Een week voor de vergadering stuurt de voorzitter van de raad van bestuur aan alle leden de agendapunten, samen met alle relevante documenten met betrekking tot die agendapunten. Minstens één keer per jaar moet de agenda van een vergadering van de raad van bestuur de volgende punten bevatten:

1. Evaluatie van het risicobeheer, met inbegrip van het AML-risico;

2. Evaluatie van de geschiktheid van de interne controleorganisatie;

3. Onderzoek van klachten van klanten;

4. FSMA-rapport inzake de evaluatie van de interne controle;

5. Rapport inzake prudentiële vereisten betreffende de balans van de vennootschap.

De raad van bestuur onderzoekt in het bijzonder aan het einde van elk kwartaal de behaalde resultaten van het bedrijf en zijn financiële staten.

De raad van bestuur kan slechts geldig beraadslagen en besluiten nemen indien:

1. De meerderheid van zijn leden aanwezig of vertegenwoordigd is;

2. De meerderheid van de niet-uitvoerende bestuurders aanwezig of vertegenwoordigd is.

Indien deze quorumvereisten niet worden bereikt, wordt een nieuwe vergadering bijeengeroepen. Een waarnemend lid van de raad van bestuur wordt niet meegerekend voor de aanwezigheidsquorums.

Bij de besluitvorming streeft de raad van bestuur in de eerste plaats naar consensus. Wanneer er geen consensus mogelijk is, worden de besluiten genomen bij meerderheid van stemmen. Een waarnemend lid van de raad van bestuur heeft geen stemrecht. Bij staking van stemmen is de stem

van de voorzitter van de raad van bestuur doorslaggevend. De besluiten van de raad van bestuur kunnen ook unaniem worden genomen via schriftelijk akkoord van de bestuurders, zonder dat er een vergadering moet worden georganiseerd. In dat geval ondertekenen de bestuurders elk één enkel document of meerdere kopieën daarvan, en geldt de datum van de laatste handtekening als de datum van de goedkeuring van het besluit.

De notulen, die worden voorgelezen en goedgekeurd door de raad van bestuur tijdens de volgende vergadering, worden ondertekend door twee bestuurders die aanwezig waren bij de vergadering van de raad van bestuur. Het gebruik van een eenvoudige elektronische handtekening is gebruikelijk.

De raad van bestuur ziet toe op het vermijden van belangenconflicten. In geval van belangenconflict past de raad van bestuur de procedures toe die voorzien zijn in de statuten of, bij gebrek daaraan, zoals voorzien in de wet.

De niet-uitvoerende bestuurders komen minstens één keer per jaar samen, zonder de aanwezigheid van uitvoerende bestuurders.

Engagement

De bestuurders verbinden zich ertoe om regelmatig deel te nemen aan de vergaderingen van de raad van bestuur. Ze zetten zich actief in voor de uitvoering van hun taken als bestuurder en vormen hun eigen onafhankelijke mening en oordeel.

Ze besteden de nodige tijd en energie om de informatie te bestuderen die nodig is om de essentiële uitdagingen van het bedrijf te begrijpen. Bij het nemen van beslissingen stellen ze het belang van het bedrijf boven hun persoonlijke belangen en die van de aandeelhouders.

Bezoldiging

De mandaten van de bestuurders worden bezoldigd, behalve wanneer de persoon ook lid is van het directiecomité, in welk geval hij of zij reeds wordt vergoed voor zijn of haar activiteiten als bestuurder.De mandaten van de waarnemende leden van de raad van bestuur worden niet bezoldigd.

Het bedrag van de bezoldiging van de bestuurders wordt collegiaal bepaald door de raad van bestuur, in een verhouding die de financiële gezondheid van het bedrijf niet in gevaar mag brengen.

4.3. Directiecomité 

Rol

Het directiecomité heeft als taak:

1. De uitvoering van de strategie die werd goedgekeurd door de raad van bestuur en het rapporteren aan deze laatste over de implementatie van de verschillende beleidslijnen;

2. Het organiseren en beheren van de ondersteunende functies (bv. human resources, juridische aangelegenheden, fiscale aangelegenheden, interne en externe communicatie, IT);

3. Het waarborgen van het commerciële, operationele en technische beheer van het bedrijf;

4. Het rapporteren aan de raad van bestuur over de financiële toestand van het bedrijf en over alle aspecten die nodig zijn voor de uitvoering van zijn taken;

5. Het organiseren, aansturen en evalueren van de mechanismen en procedures inzake interne controle, onverminderd het toezicht van de raad van bestuur;

6. Het onderzoeken en formuleren van strategische en beleidsvoorstellen ter indiening bij de raad van bestuur.

7. Het organiseren, aansturen en evalueren van de mechanismen en procedures van interne controle, onverminderd het toezicht dat door de raad van bestuur wordt uitgeoefend;

8. Het opsporen en formuleren van strategische en beleidsprojecten ter indiening bij de raad van bestuur.

Het directiecomité rapporteert aan de raad van bestuur over de uitvoering van zijn verantwoordelijkheden. Het kan, op kosten van het bedrijf, het advies inwinnen van externe adviseurs voor opdrachten die onder zijn bevoegdheid vallen.

De handelingen van het directiecomité worden gekenmerkt door doeltreffendheid en zijn vrij van formalismen en procedurele beperkingen.

Samenstelling

Alle leden van het directiecomité zijn uitvoerende bestuurders binnen de raad van bestuur of waarnemende leden van de raad van bestuur.

De leden van het directiecomité worden benoemd door de raad van bestuur, op voorstel van de voorzitter van de raad van bestuur. Zij moeten beschikken over voldoende financiële expertise, professionele integriteit, en de nodige management- en leiderschapsvaardigheden. De samenstelling van het directiecomité moet een diversiteit aan competenties en ervaringen weerspiegelen.

De duur van het mandaat van de leden van het directiecomité bedraagt drie jaar. Het mandaat is hernieuwbaar.

Bij de samenstelling van het comité en tijdens de uitoefening van het mandaat ziet de voorzitter van het directiecomité toe op de naleving van de regels inzake onverenigbaarheden (wettelijke onverenigbaarheden, voldoende beschikbaarheid, voorkomen van belangenconflicten, vereiste toelatingen) die van toepassing zijn op elk van zijn leden. Deze regels en procedures zijn opgenomen in de Integriteits- en Gedragscode.

Voorzitterschap

De raad van bestuur benoemt de voorzitter van het directiecomité uit de uitvoerende bestuurders die lid zijn van het directiecomité.

De verantwoordelijkheden van de voorzitter van het directiecomité zijn de volgende:

• Het voorzitten van het directiecomité
  Het leiden, aansturen en organiseren van het goede verloop van de vergaderingen van het directiecomité. 
  
  
• Doelstellingen bepalen en prestaties evalueren
  De doelstellingen van het directiecomité vastleggen en de prestaties evalueren in samenwerking met de andere leden van het comité. 
  
  
• De bedrijfscultuur bevorderen
  De bedrijfscultuur bevorderen door blijk te geven van strikte ethiek, volstrekte integriteit en een sterk verantwoordelijkheidsgevoel. 
  
  
• De waarden van het bedrijf uitdragen
  De waarden van het bedrijf communiceren en het gedrag van de medewerkers inspireren. 
  
  
• Andere leden van het comité begeleiden en ondersteunen
  Andere leden van het directiecomité begeleiden, ondersteunen en adviseren bij de uitvoering van hun individuele operationele verantwoordelijkheden.
  
  
• Optreden als woordvoerder
  Optreden als belangrijkste woordvoerder van het bedrijf tegenover het publiek.
  
  
• Een voortdurende dialoog onderhouden met de voorzitter van de raad van bestuur
  Een permanente, open en doeltreffende dialoog onderhouden met de voorzitter van de raad van bestuur. 
  
  
• Een voortdurende dialoog onderhouden met de aandeelhouders
  Een permanente dialoog met de aandeelhouders onderhouden en ervoor zorgen dat de leden van het directiecomité inzicht hebben in de belangen van de aandeelhouders. 

Werking

De leden van het directiecomité staan doorgaans dagelijks met elkaar in contact en komen minstens één keer per week samen (behalve bij vakantie, ziekte of andere verhindering).

Het directiecomité is een collegiaal orgaan en besluit bij consensus. Alle leden delen de verantwoordelijkheid voor de genomen beslissingen. Wanneer er geen consensus is, kan het comité enkel besluiten nemen als de meerderheid van de leden aanwezig of vertegenwoordigd is.

Het directiecomité kan elke persoon die geen lid is uitnodigen op zijn vergaderingen, wanneer zijn of haar aanwezigheid nuttig wordt geacht.

Relatie met de raad van bestuur

Het directiecomité is verantwoording verschuldigd aan de raad van bestuur en streeft naar een regelmatige, open en constructieve dialoog met deze laatste.

Tijdens elke vergadering van de raad van bestuur brengt het directiecomité verslag uit over zijn activiteiten.

Engagement

De leden van het directiecomité zetten zich actief in voor het uitvoeren van hun verplichtingen als lid van het comité en vormen hun eigen onafhankelijke mening en oordeel. Ze besteden de tijd en energie die redelijkerwijs nodig is om de essentiële uitdagingen van het bedrijf te begrijpen. Bij het nemen van beslissingen stellen ze het belang van het bedrijf boven hun persoonlijke belangen en die van de aandeelhouders.

Vertegenwoordiging van het bedrijf

Het bedrijf wordt geldig vertegenwoordigd in alle handelingen van dagelijks bestuur door een lid van het directiecomité, op voorwaarde dat dit lid tevens een uitvoerend bestuurder is binnen de raad van bestuur en belast is met het dagelijks bestuur van het bedrijf.

Bezoldiging

De bestuursmandaten worden bezoldigd. Het bedrag van de vergoeding van de bestuurders wordt collectief bepaald door de raad van bestuur, in een verhouding die de financiële gezondheid van het bedrijf niet in het gedrang brengt.

5. Interne controle 

De interne controle omvat alle maatregelen die, onder de verantwoordelijkheid van de raad van bestuur, met redelijke zekerheid moeten waarborgen:

1. Een ordentelijk en voorzichtig beheer, gebaseerd op duidelijke doelstellingen;

2. Een economisch en efficiënt gebruik van de ingezette middelen;

3. Een passend inzicht in en beheer van de risico’s, ter bescherming van de activa van het bedrijf;

4. De integriteit en betrouwbaarheid van financiële en beheersinformatie;

5. De naleving van wetten en reglementen alsook van interne beleidslijnen en procedures. 

5.1. Eerste verdedigingslinie: operationele diensten  

De interne controlemaatregelen van de eerste verdedigingslinie hebben betrekking op:

1. Organisatorische maatregelen binnen het bedrijf (afbakening van rollen en verantwoordelijkheden, hiërarchische structuur, enz.);

2. Naleving door de medewerkers van de specifieke beleidslijnen en procedures die op hen van toepassing zijn.

De raad van bestuur en het directiecomité bevorderen een positieve houding tegenover interne controle en de naleving van de organisatie, beleidslijnen en procedures van het bedrijf.

De toepassing van en naleving van deze organisatie, beleidslijnen en procedures valt onder de verantwoordelijkheid van het directiecomité. Dit comité is ook verantwoordelijk voor de regelmatige evaluatie ervan. Het ontvangt een jaarlijks verslag van de Compliance Officer, de Risk Manager en de Interne Audit.

5.2. Tweede verdedigingslinie : Compliance en Risicobeheer 

De tweede verdedigingslinie wordt gekenmerkt door de aanwezigheid van twee functies:

1. Compliance is erop gericht om toe te zien op de naleving van de regels inzake de integriteit van de beleggingsactiviteit. Er is een charter opgesteld waarin het doel, de doelstellingen, de bevoegdheden, de organisatie en de verantwoordelijkheden van deze functie zijn vastgelegd.

2. Risicobeheer heeft tot doel een permanent toezicht te houden op de risico’s van het bedrijf, de omvang ervan te meten en concrete maatregelen te nemen om deze zoveel mogelijk te beperken. Een charter bepaalt het doel, de doelstellingen, de bevoegdheden, de organisatie en de verantwoordelijkheden van deze functie.

Elk van deze functies staat los van de operationele activiteit die zij bewaakt. Zij rapporteren rechtstreeks aan het directiecomité en de raad van bestuur.

Op basis van een jaarlijks verslag dat door elke functie wordt opgesteld, beoordeelt de raad van bestuur of zij over voldoende middelen beschikken om naar behoren te kunnen functioneren in het licht van hun toegewezen doelstellingen.

Compliance

Compliance is een onafhankelijke functie binnen het bedrijf die erop gericht is het gedrag van het bedrijf en zijn medewerkers te toetsen en te verbeteren met betrekking tot de naleving van de wettelijke en/of reglementaire gedrags- en integriteitsregels die op het bedrijf van toepassing zijn, en in het bijzonder op de beleggingsactiviteiten.

Deze regels vloeien zowel voort uit het interne beleid en de interne procedures van het bedrijf als uit de wetgeving die van toepassing is op het statuut van beleggingsonderneming, en andere wettelijke en reglementaire bepalingen die op de sector van toepassing zijn. Compliance omvat ook de effectieve uitvoering van het integriteitsbeleid van het bedrijf.

Het compliance-risico is het risico dat het bedrijf en/of zijn medewerkers onderworpen worden aan gerechtelijke, administratieve of reglementaire sancties ten gevolge van het niet naleven van de gedrags- en integriteitsregels die op hen van toepassing zijn, wat kan leiden tot reputatieschade en mogelijke financiële verliezen.

De compliancefunctie heeft tot doel:

1. De integriteit van de activiteiten van het bedrijf te waarborgen; en

2. Het compliance-risico van het bedrijf onder controle te houden.

De Compliance Officer coördineert en neemt de nodige initiatieven om ervoor te zorgen dat alle diensten van het bedrijf het gedragscode inzake de integriteit van de beleggingsactiviteit effectief toepassen.

De raad van bestuur moet regelmatig nagaan of het bedrijf over een adequate compliancefunctie beschikt. Daartoe baseert zij zich op de verslagen van de interne audit en van de Compliance Officer, die minstens eenmaal per jaar een volledig verslag uitbrengt.

Het mandaat van de Compliance Officer wordt door de raad van bestuur toegekend voor een hernieuwbare termijn van één jaar. Zijn of haar rol, opdracht en bevoegdheden worden omschreven in het Compliance Charter. Naast de rol van Compliance Officer, goedgekeurd door de financiële toezichthouder, treedt de Compliance Officer ook op als AMLCO en als Data Protection Officer (DPO)

Risicobeheer

Risicobeheer maakt deel uit van de tweede verdedigingslinie van de interne controle. Het is een onafhankelijke functie die gericht is op het definiëren, detecteren en opvolgen van de risico’s verbonden aan de activiteiten van het bedrijf.

Het bedrijf moet beschikken over een onafhankelijke functie voor het toezicht op het risicobeheer. Deze functie is belast met het identificeren, analyseren, verspreiden en opvolgen van alle bestaande en toekomstige risico’s waaraan het bedrijf kan worden blootgesteld.

Het doel van de risicobeheerfunctie is te waarborgen dat alle significante risico’s van het bedrijf geïdentificeerd, beoordeeld, beheerd, opgevolgd en op passende wijze gerapporteerd worden. De functie is belast met het opzetten van een risicobeheersysteem met de volgende opdrachten:

1. De belangrijkste risico's identificeren en nagaan of de grote risico's zijn opgespoord;

2. Een risicobeheersstrategie definiëren die in overeenstemming is met de strategie van het bedrijf;

3. Beleidslijnen en procedures inzake risicobeheer herzien en goedkeuren;

4. Waarborgen dat de risico’s worden beheerd in overeenstemming met de risicobereidheid van het bedrijf;

5. De doeltreffendheid van het beleid en de procedures inzake risicobeheer evalueren;

6. Ervoor zorgen dat het bedrijf deze beleidslijnen en procedures naleeft.

Het mandaat van de Risk Manager wordt toegekend door de raad van bestuur voor een hernieuwbare termijn van één jaar. Zijn of haar rol, opdracht en bevoegdheden worden beschreven in het Risk Management Charter.

5.3. Derde verdedigingslinie: Interne audit 

De functie van interne audit heeft tot doel na te gaan of de procedures correct worden toegepast door de medewerkers en eventuele inbreuken op te sporen.

De opdrachten van de interne audit zijn:

1. De raad van bestuur van het bedrijf voorzien van betrouwbare en onafhankelijke beoordelingen en zekerheid over de risico’s en over de doeltreffendheid van de interne controleomgeving;

2. Relevante expertise inzake interne controle aanleveren om het bedrijf te ondersteunen bij het beheren van zijn risico’s en bij het verbeteren van de kwaliteit van zijn processen, met het oog op de verwezenlijking van zijn strategische doelstellingen, zowel op korte als op lange termijn;

3. Dit te realiseren via inzicht, geloofwaardigheid, praktische en overtuigende rapportering, en een actieve dialoog met de betrokken partijen.

De interne auditafdeling en de auditoren van het bedrijf moeten professioneel, onafhankelijk en objectief zijn. Zij werken samen met het uitvoerend management van het bedrijf op een positieve, proactieve, constructieve en adviserende manier.

Het mandaat van de verantwoordelijke voor de interne auditfunctie wordt door de raad van bestuur toegekend voor een hernieuwbare termijn van één jaar. Zijn of haar rol, opdracht en bevoegdheden worden omschreven in het Audit Charter.

5.4. Financiële reporting 

Het bedrijf is wettelijk verplicht om jaarrekeningen op te stellen, waarvan de vorm en inhoud wettelijk zijn vastgelegd. Deze rekeningen omvatten de balans, de resultatenrekening en de toelichting, en vormen samen één geheel.

Het bedrijf staat onder toezicht van de FSMA in het kader van het prudentieel toezicht op de financiële sector. In dit verband bezorgt het bedrijf op periodieke basis informatie over zijn financiële situatie aan de FSMA.

Het bedrijf voldoet niet aan de wettelijke criteria die de aanstelling van een externe commissaris verplichten en is daarom vrijgesteld van deze verplichting. In afwezigheid van een externe commissaris neemt het lid van de raad van bestuur dat bevoegd is voor de controle op de financiële aspecten, de verantwoordelijkheden waar een commissaris normaal voor instaat op zich. Hij of zij houdt toezicht op de opmaak van de financiële rapportering en op de wettelijke controle van de jaarrekeningen. Hiervoor steunt hij of zij op de expertise van een extern boekhoud- en fiduciair kantoor. Ondanks deze vrijstelling kan de raad van bestuur er vrijwillig voor kiezen een commissaris aan te stellen.

6. Activiteiten, waarden en integriteit 

Het bedrijf biedt zijn klanten twee gereglementeerde diensten aan:

1. Portefeuillebeheer; en

2. Tussenpersonenactiviteiten in levensverzekeringen.

Het bedrijf is ervan overtuigd dat haar succes afhangt van het gedrag van elke medewerker. Naast de strikte naleving van wetten en reglementen, hecht het bedrijf veel belang aan de waarden die haar reputatie, bedrijfscultuur en organisatie bepalen.

Het bedrijf erkent het belang van het bevorderen en garanderen van integriteit in alle aspecten van haar activiteiten. Alle medewerkers worden geacht het integriteitsbeleid van het bedrijf na te leven en zich bewust te zijn van de impact ervan op de reputatie van het bedrijf.

Bovendien moet het bedrijf ethisch verantwoord handelen. Om persoonlijke integriteit te bewaren, moeten de medewerkers zich blijvend inzetten om de ethiek en de regels na te leven.

De kernwaarden en de ethische principes van het bedrijf vormen een leidraad voor het gedrag en de besluitvorming, vooral wanneer er geen specifieke regel of procedure bestaat.

Bij de uitoefening van haar activiteiten streeft het bedrijf, samen met haar medewerkers, ernaar de kernwaarden zoals bepaald in haar Integriteits- en Gedragscode na te leven.

De dienstverlening aan klanten gebeurt vanuit de zetel van het bedrijf in België, zonder beperkt te zijn tot inwoners van België.

7. Evaluatie en updates 

De raad van bestuur evalueert en actualiseert dit governance-memorandum op regelmatige basis. In geval van wijzigingen is het directiecomité verantwoordelijk voor het voorstellen van een geüpdatete versie aan de raad van bestuur ter goedkeuring.